Etter at du har lagt til en eller flere samvirkeaktører i kontoinnstillingene dine, vil du kunne starte et samarbeid knyttet til hvilken som helst aktive logg. Så når en kritisk hendelse forekommer, starter du en logg som vanlig, og begynner å håndtere situasjonen internt i din organisasjon. Når du ser at det kan være nyttig å involvere en samvirkeaktør, kan du enkelt og greit legge til den samvirkeaktøren du ønsker fra listen over dine samvirkeaktører.
Slik gjør du det:
Varsle/ send samarbeidsinvitasjon til samvirkeaktør
Klikk på fanen "Samvirkeaktører" i loggen, og klikk deretter "Mobiliser samvirkeaktører".
Du kan også velge om du ønsker å legge til et notat om samvirkeaktøren(e), eller om situasjonen.
Du vil så få opp en liste over samvirkeaktører som du har en samarbeidsavtale med.
Som du kan se, kan du velge mellom interne og eksterne samvirkeaktører.
For å lese mer om interne samvirkeaktører, og hvordan legge til en gruppe som en samvirkeaktør, klikk her.
Klikk på hakeboksen ved samvirkeaktøren du ønsker å legge til. Deretter klikker du "Mobiliser samvirkeaktører".
Du vil også se at ved siden av "Legg til og varsle", er det et ikon som viser at samvirkeaktørens konaktperson(er) vil bli varslet.
Vær oppmerksom på at ved å trykke på denne knappen, vil samvirkeaktøren bli varslet og vil sette i gang en aksjon om hendelsen i sin egen organisasjon.
Når du har klikket på "Mobiliser samvirkeaktører, vil du se en oversikt over samvirkeaktørene du har lagt til i loggen i fanen "Samvirkeaktører".
De valgte samvirkeaktørene vil nå motta notifikasjoner fra RAYVN, og vil måtte ta stilling til invitasjonen om samarbeid i denne spesifikke hendelsen. Frem til de aksepterer/avslår invitasjonen, vil statusen stå som "Avventer svar".
De forskjellige statusene betyr:
- Ikke tilkoblet: Samvirkeaktøren har ikke en godkjent samarbeidsavtale. Du kan sjekke om avtalen er godkjent i kontoinnstillinger, under "Samvirkeaktører".
- Avventer svar: Samvirkeaktøren har mottatt invitasjonen din, men har ikke respondert ennå.
- Deltar: Samvirkeaktøren har godtatt invitasjonen og er nå en del av din logg.
- Deltar ikke: Samvirkeaktøren har avslått din invitasjon om å samarbeide.
- Avsluttet: Samvirkaktøren har godtatt invitasjonen din til å samarbeide, men har nå avsluttet loggen.
Legg merke til av under "Deltar ikke" og "Avsluttet", ligger det en knapp som heter "Kall inn på ny". Her kan du velge å kalle inn samvirkeaktøren til loggen på nytt, dersom de for eksempel har lukket loggen for tidlig eller svarte "Avvis" med et uhell.
For samvirkeaktøren vil det se slik ut når de mottar en invitasjon til å samarbeide med en samvirkeaktør:
De får nå tre valg, i tillegg til "Avvis", "Godta", eller "Håndter senere".
1. Start ny logg med navnet "X" (X= navnet på samvirkeaktørens loggtittel).
Dersom du mottar en invitasjon til å samarbeide, og du ikke har en innlogging til din egen RAYVN-konto, kan dette være et godt alternativ. En ny logg vil bli laget, og du vil få informasjonen fra din samvirkeaktør i denne loggen. Ingen av dine interne lag vil vli varslet, men du kan legge til egne lag i denne loggen etter at den er åpnet, dersom det trengs.
2. Legg til eksisterende logg: "X".
I noen tilfeller kan det være du allerede har en pågående logg som håndterer en hendelse i RAYVN. La oss si det er en brann i et større industriområde. Du er allerede klar over situasjonen, og har startet en logg i ditt selskap. Så får du en invitasjon fra en samvirkeaktør om å samarbeide, og da kan du velge dette alternativet for å knytte samarbeidsinvitasjonen til den allerede eksisterende loggen din. Dette betyr at innleggene som din samvirkeaktør deler med deg, vil dukke opp i din aktive logg. Dette vil gjøre at all deres interne, og eksterne kommunikasjon og informasjon vil dukke opp i samme logg, som igjen vil gjøre den mer effektiv og oversiktlig. Alternativet er at du da får en samvirkeaktørs informasjon/kommunikasjon i en separat logg.
I tillegg, dersom viktig informasjon blir lagt til i din interne logg, vil du kunne dele den spesifikke informasjonen med din samvirkeaktør direkte mellom loggene.
Ved å velge dette alternativet, vil ikke samvirkeaktøren få tilgang til hele loggen din. Det er kun for å få til at din samvirkeaktørs loggstrøm blir lagt til i din egen loggstrøm, og også at du kan dele innlegg fra loggstrømmen med din samvirkeaktør i samme logg.
3. Opprett ny logg fra loggmal: "Y" (Y= navn på din loggmal).
Dersom du mottar en samarbeidsinvitasjon og ser at situasjonen krever at du også mobiliserer de interne lagene i din organisasjon, kan du velge dette alternativet. Du vil da starte en ny logg, som er knyttet til samarbeidsinvitasjonen, og som på samme tid varsler dine interne lag.
Forskjellen mellom alternativ 1 og 3, er at nummer 1 lar deg starte en logg uten å automatisk sett aktivere dine interne lag, mens valg 3 vil umiddelbart varsle dine interne lag også.
Når du har valgt ett av alternativene, må du klikke "Godta", eller "Avvis". Når du gjør dette, blir status for samvirkeaktørene bli oppdatert for begge partene under fanen "Samvirkeaktører". Statusen vil da si "Deltar" når partene har inngått samarbeidsavtalen. Dere kan nå begynne å dele innlegg mellom loggene deres.
Dele innlegg fra loggstrømmen til samvirkeaktør.
Når din samvirkeaktør har akseptert din samarbeidsinvitasjon kan du dele spesifikke logginnlegg med dem.
Klikk på dele-ikonet i loggstrømmen ved siden av innlegget du ønsker å dele med din samvirkeaktør.
Du kan så velge hvilken samvirkeaktør du vil dele innlegget med.
Du kan også klikke på "+ Legg til melding" dersom du ønsker å dele noe tilleggsinformasjon til innlegget når du deler det med samvirkeaktøren.
Dersom du kan dele logg-innlegg mellom ulike rom i din organisasjon, kan du velge å gjøre det også, ved å klikke på "Rom"-fanen.
Når et logg-innlegg har blitt delt, vil du se en markør som viser at logg-innlegget har blitt delt, som spesifiserer hvem logg-innlegget har blitt delt til/fra.
På mottakerens side vil det delte innlegget se slik ut:
Du vil se at det er en ekstern deling, ettersom det står øverst i den blå rammen "Ekstern loggføring fra (navn på samvirkeaktør, (navn på person)). Du vil også kunne se tidspunktet innlegget ble delt, og når innlegget ble oppført. Loggføringer fra samvirkeaktører blir tydelig markert, for at en raskt skal kunne identifisere dem i din loggstrøm.