Nettversjon

Mange organisasjoner har både interne og eksterne nettverk som kan ha nytte av å ta i bruk samarbeidsfunksjonen i RAYVN. 

 

I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvordan man setter opp grupper som samvirkeaktører. 

Interne samvirkeaktører er kun tilgjengelige for mobilisering ett nivå opp eller ned i gruppens hierarki. 

 

Du kan lese mer om hvordan man oppretter samvirkeaktører eksternt her. 

 

 

 

Gjør en gruppe til en samvirkeaktør

Grupper blir ikke automatisk satt opp som samvirkeaktører i RAYVN. 

For å skru på denne funksjonen, gå til "Kontoinnstillinger". 

 

 

Klikk deretter på gruppenavnet til gruppen du vil sette som samvirkeaktør. Velg så "Rediger gruppe". 

 

 

 

Her vil du se en bryter hvor du kan velge å gjøre gruppen til en intern samvirkeaktør. Når du klikker på denne bryteren, vil et nytt felt under dukke opp. 

 

Her må du velge et "Ansvarlig lag". Et ansvarlig lag er det laget som vil bli varslet når samvirkeaktøren blir lagt til i en logg. Dersom du fjerner det ansvarlige laget, vil gruppen bli fjernet som samvirkeaktør. En gruppe må altså ha et ansvarlig lag for å kunne brukes som en intern samvirkeaktør. 

 

 

Midlertidlige samvirkeaktører eksisterer ikke lenger. Du kan ikke lenger sette opp midlertidige samvirkeaktører for selskaper som ikke bruker RAYVN. Du må selv kontakte eventuelle samvirkeaktører som ikke bruker RAYVN manuelt. 

 

 

Under feltet "Samvirkeaktører" kan du se en liste over alle interne og eksterne samvirkeaktører, så vel som informasjon og notater knyttet til hver samvirkeaktør. 

For å se notater og informasjon om hver enkel samvirkeaktør, klikk på navnet deres. 

 

 

Feltene som tidligere het "Navn" og "Kontakt", har blitt erstattet med feltet "Notater". Her kan du skrive ned kontaktinformasjon, navn, telefonnummer og annen viktig informasjon knyttet til hver samvirkeaktør. 

 

Kall inn samvirkeaktører i en logg

Interne og eksterne samvirkeaktører blir lagt til i en logg på forskjellige måter. I brukergrensesnittet blir de separert i fanene "Eksterne" og "Interne", men de blir behandlet likt når de blir kalt inn til en logg. 

Dette er hvordan det vil se ut i loggen før noen samvirkekaktører har blitt lagt til: 

 

 

 

For å legge til en samvirkeaktør, klikk "Mobiliser samvirkeaktører". Som du kan se, kan du også legge til informasjon om samvirkeaktører og den pågående hendelsen. 

 

 

 

 

Du vil da få opp et nytt bilde som viser lister over alle tilgjengelige interne og eksterne samvirkeaktører. Her kan du velge de samvirkeaktørene du ønsker å legge til i din logg. Dersom du ikke har noen interne samvirkeaktører tilgjengelig, vil ikke fanen for "Interne" vises, og dersom du ikke har noen eksterne samvirkeaktører tilgjengelige vil ikke fanen "Eksterne" vises. 

 

 

Når du har valgt dine valgte samvirkeaktører, og klikket "mobiliser samvirkeaktører", vil du se en varsel som spør om du er sikker på at du vil kalle inn aktøren(e), og at de vil bli varslet når du går videre. 

 

 

Du kan ikke fjerne en samvirkeaktør når du har invitert dem til loggen din. De kan velge å avslå invitasjonen din, eller forlate loggen ved å lukke den, men de kan ikke fjernes fra loggen fra din organisasjons side. 

 

Her kan du se eksempler over alle de forskjellige statusene de ulike samvirkeaktørene kan ha. 

 

• Ikke tilkoblet: Organisasjonen har ikke en godkjent samarbeidsavtale. Sjekk at selskapet har mottatt en kode for å godta samarbeidsavtalen.
• Avventer svar: Samarbeidsforespørselen har gått gjennom, men samvirkeaktøren har ikke svart på invitasjonen.
• Deltar: Samvirkeaktøren har godtatt invitasjonen og har blitt med i din logg.
• Deltar ikke: Samvirkeaktøren har avslått din invitasjon til å delta i loggen.
• Avsluttet: Samvirkeaktøren har godtatt invitasjonen din, men har avsluttet loggen.

 

Legg merke til at under "Deltar ikke", og "Avsluttet", ligger det en knapp som heter "Kall inn på ny". Du kan klikke på denne knappen for å sende ut en ny invitasjon til samvirkeaktører som har avslått invitasjonen eller har lukket loggen. 

 

Under hver samvirkeaktør finner du også en knapp hvor det står "+ Legg til notat". Her kan du legge til informasjon om hver enkelt samvirkeaktør. 

 

Etter at du har invitert en samvirkeaktør til loggen din, forsvinner de fra listen over tilgjengelige samvirkeaktører når du klikker på "Mobiliser samvirkeaktører". 

 

 

Grupper som samvirkeaktører i app

 

Du kan ikke lage interne eller eksterne samvirkeaktører i mobilappen, men du kan styre dem på samme måte som i web-versjonen av RAYVN. 

 

Klikk på "Samvirkeaktører" i logg-menyen for å se status på samvirkeaktører, og å kalle inn samvirkeaktører. 

Dersom funksjonen Redigering av loggoppføringer er aktivert i kontoen deres sine Prosjektinnstillinger, vil brukerne i din konto være i stand til å kunne redigere alle loggoppføringer. Dette vil gjelde for alle logger, også eldre logger. 

 

 

Når denne funksjonaliteten er aktivert, vil man kunne se et alternativ for redigering av loggoppføringen neste gang man klikker på de tre prikkene ved siden av en loggoppføring. 

 

 

 

 

Redigering av en loggoppføring

 

For å redigere en loggoppføring, klikk på de tre prikkene til høyre for loggoppføringen, og velg "Endre loggoppføring". 

 

 

Du kan endre teksten i loggoppføringen, samt datoen og tiden for loggoppføringen. 

 

Merk: Du kan ikke endre tiden/datoen for loggoppføringen til et nyere tidspunkt enn nåværende tidspunkt. 

 

 

 

Vis og skjul versjonshistorikk

 

Hver gang du redigerer en loggoppføring vil det dukke opp en versjonshistorikk til loggoppføringen. 

Dersom du klikker "Vis historikk" vil du kunne se alle tidligere versjoner av loggoppføringen, samt dato og tidspunkt for endringene. Du vil også kunne se hvem som har redigert oppføringen. 

 

 

Dette er gjort for å sikre synlighet og åpenhet rundt loggoppføringene, og for å sikre at viktig informasjon ikke går tapt i loggen dersom noen endrer en loggoppføring. 

 

 

Du kan klikke "Skjul historikk" for å lukke versjonshistorikken. 

 

 

 

Merk:
Dersom du ønsker å inkludere en loggoppføring i en rapport er det kun den siste versjonen av loggoppføringen som vil bli inkludert - uten å vise den fulle historikken. 

 

Dersom du laster ned loggen, vil du kunne se hele historikken på loggoppføringen. 

 

Nedenfor er en liste som viser forskjellen i funksjoner på nettappen kontra mobilappen.

Funksjoner	Nett	App
Start logg/lagstatus
Start logg
Lag hendelser, også nedover i hierarkiet
Oversikt over alle tilgjengelige ressurser
Legge til ekstra brukere i åpen logg
Tasks
Fullføre en hendelse og en deloppgave
Lage nye oppgaver
Velge prioritering for en oppgave
Sette tidsfrist for en oppgave
Hjelpe andre lagmedlemmer å fullføre oppgaver
Overblikk over fullførte oppgaver
Legge til kommentar til fullførte oppgaver
Legge til fil/bilde til fullførte oppgaver
Lage nye deloppgaver
Feed
Poste bilde og tekst i loggstrømmen
Markere innlegg med "Frigitt informasjon" eller "Nøkkelhendelse".
Legge ut loggoppføring på vegne av andre
Map
Definer posisjon med adressesøk eller koordinater i kartet når du oppretter en logg.
Oversikt over ressursene i kartet
GPS-sporing av brukerens enhet
Incident
Opprett ny hendelse
Legg til tekst/bilde i en hendelseslogg
Sette adresse/GPS-koordinat for en hendelse
Fullfør en oppgave knyttet til hendelse
Knytt oppgave til hendelse
Meetings / Current status
Aktiver/start nytt møte
Legg informasjon til i "Nåværende status"
Files
Laste opp filer til RAYVN
Ta bilde og laste opp
Send message
Send tekstmelding (SMS til brukere i RAYVN)
Reports
Tilgang til rapporter
Account settings
Lag maler og sett opp din beredskapsgruppe i kontoinnstillingene

Når du bruker RAYVN i nettleseren din vil nettleseren lagre noe informasjon i sin buffer og informasjonskapsler. 

Noen ganger kan det å fjerne nettleserbufferen fikse problemer som er relatert til innlogging, innlasting av sider, eller enkelte formateringsproblemer. 

 

 

Problemet blir skapt når det har blitt gjort endringer i RAYVN og dets tjenester, og nettleseren din nå løper på en gammel versjon av programmet fordi det er lagret i nettleserloggen/bufferen. 

 

 

Hvordan du fjerner denne bufferen, eller dataen, i nettleseren din varierer fra hvilken type nettleser du bruker. Det kan også variere fra om du bruker Mac eller Windows, og også hvilken versjon av den spesifikke nettleseren du bruker. 

Det kan også variere ut ifra hvilke språkvalg du har i din nettleser. Derfor vil vi gjerne henvise deg til hjelpesidene til de mest brukte nettleserne lengre nede. Du kan ofte trykke "Hjelp" i din nettleser, for å finne mer informasjon om dette. 

 

 

Det er likevel en enkel prosess som bare vil ta et par sekunder i innstillingene i nettleseren din. 

Her finner du fullstendige oversikter over hvordan du sletter nettleserbuffere i: 

 

Chrome

Safari

Microsoft Edge

For øyeblikket støttes disse språkene som systemspråk i RAYVN: 

• Engelsk
• Spansk
• Portugesisk
• Fransk
• Tysk
• Norsk
• Svensk
• Nederlandsk

 

Om ditt språk ikke støttes, betyr det at du må velge ett av språkene ovenfor. Du kan fortsatt kommunisere og dele informasjon på det språket du ønsker i RAYVN, men systemspråket vil være ett av språkene fra denne listen (i menyer osv..). 

 

 

 

 

Språkpreferanser for brukere

Du velger ditt eget foretrukne språk i bruke RAYVN i ved å klikke på profilbildet øverst i høyre hjørne. Klikk deretter på "Min profil". 

Der finner du informasjon knyttet til din egen profil. 

Klikk på nedtrekksmenyen under "Språk". Der kan du velge ditt foretrukne språk, og RAYVN vil vises i dette språket for deg. Det vil ikke endre språket for andre brukere i RAYVN. 

 

Språkpreferanser for din organisasjon

Dersom du ønsker å endre systemspråket for hele organisasjonen din kan du gjøre det. Det blir da språket alle nye brukere automatisk leser når de blir lagt til i RAYVN, før de eventuelt kan velge å endre systemspråket for sin egen profil. 

Denne innstillingen vil påvirke rapportene som RAYVN genererer, såvel som noen enkelte systemmeldinger som vil bli lagt til i loggen når spesifikke handlinger blir utført, eller en oppgave har blitt fullført. 

Selv om din organisasjon ikke har satt et spesifikt systemspråk, kan alle brukere selv velge det språket de vil lese systemet i, som nevnt ovenfor. 

 

 

Velg systemspråk for din organisasjon ved å klikke på tannhjulet/innstillinger, og deretter gå til "Prosjektinnstillinger".

Under seksjonen "Generelt", kan du velge "Språk" , og klikke på språket du ønsker skal være standardspråket for RAYVN for din organisasjon. 

Mange trenger å delta i RAYVN gjennom andre organisasjoners prosjekter/hendelser. I mange tilfeller bruker ditt selskap RAYVN, slik som selskaper du samarbeider med også gjør. RAYVN tillater en enkelt bruker å være del av flere organisasjoner. 

 

 

 

Mens man har en bruker i sin egen organisasjon, kan andre også legge deg til i deres organisasjons RAYVN-konto. For din egen organisasjon kan du spørre om hjelp fra eksterne brukere eller selskaper, eller så kan du gi dem tilgang til en logg, bare for å gi dem tilgang til oppdatert informasjon om en situasjon. 

 

Det kan være alt fra: 

• Kunder
• Naboselskap
• Nødetater
• Offentlige tjenester
• Mediarelasjoner
• Osv.

 

 

Dersom du har en eksisterende RAYVN-bruker, men er lagt til i en annen RAYVN-konto, vil du motta en e-post, slik som du ser lenger nede. E-posten vil informere deg om hvilken organisasjon, og person som har lagt deg til deres RAYVN-konto. De kan nå legge deg til i deres egne lag. 

 

Så når dine naboselskap trenger din hjelp vil du motta varsel sendt fra dem. 

 

Når du logger inn i RAYVN på nettsiden, vil du nå kunne bytte mellom organisasjonene du har tilgang til. Som standard vil du bli logget inn i den organisasjonskontoen du sist var aktiv i. 

I øverste høyre hjørne, under navnet ditt, vil du se hvilken organisasjonskonto du er logget inn i. Klikk på navnet ditt for å se de tilgjengelige organisasjonene, og velge den du vil bytte til. 

 

Dersom du aksepterer en invitasjon til en logg gjennom mail, burde du logges direkte inn i den spesifikke organisasjonen. 

Det korte svaret er ja. RAYVN kan brukes i alle land, gitt at de har tilgang til internett og/eller har mobildekning. 

Etter forespørsler lager RAYVN nasjonale telefonnummer som brukes til å sende ut SMS-er fra systemet, så vel som automatiserte telefonsamtaler. 

 

Skann denne QR-koden med telefonen din, og legg til RAYVNs kontaktinformasjon til kontaktlisten din. Når du mottar en SMS eller telefon fra RAYVN, vil telefonen din da gjenkjenne nummeret brukt av RAYVN.

Dersom du er på datamaskin, kan du klikke her for å laste ned kontaktfilen.

RAYVN på datamaskiner

RAYVN kan brukes på mange forskjellige enheter, så lenge enheten har en nettleser installert. Det er ingen behov for å laste ned ekstra programvarer på datamaskinen. 

 

 

Anbefalte nettlesere:

• Chrome
• Firefox
• Edge
• Safari

 

Det er også mulig å bruke Internet Explorer 11, men siden Internet Explorer ikke vil oppdateres videre i fremtiden, anbefaler vi ikke å bruke RAYVN i denne nettleseren. 

 

 

 

 

RAYVN på mobile enheter. 

For å installere RAYVN på telefonen din, eller nettbrettet ditt, burde du installere appen for iOS eller Android. 

Det er gratis å installere appen, men for å få tilgang til din RAYVN-konto, må du logge inn med ditt brukernavn og passord fra RAYVN. 

 

 

RAYVN-appen krever:

iOS 9.0 eller nyere

Android 4.1 eller nyere

 

 

For øyeblikket er det ingen egen app for iPad, men du kan installere mobilappen på en iPad. En annen mulighet er å bruke RAYVN gjennom Safari på iPaden/nettbrett. Du logger da inn i app.rayvn.global, som du ville gjort på en pc. 

Dersom du ønsker å endre e-postadressen til brukeren din, kan du gjøre det ved å gå til profilinnstillingene dine.

 

 

Deretter går du til feltet som heter "E-post", sletter den gamle e-postadressen, og skriver inn den nye du ønsker å bruke. Når du har skrevet inn den nye e-postadressen vil du se en varsel som viser at du akkurat har byttet e-post. Dobbeltsjekk at du har skrevet inn korrekt e-postadresse før du lagrer. 

 

Når du er ferdig, klikk "Lagre". 

 

 

Dersom du behøver å endre passord, kan du lese mer om det her. 

Når du lager en ny bruker, får de tilsendt en link til deres e-post som de må trykke på for å verifisere e-postadressen og lage et passord til brukeren sin. 

Denne linken er tidsbegrenset, og etter 48 timer vil ikke linken lenger fungere. 

Dersom dette skulle skje kan du sende dem en ny brukerinvitasjon ved å følge disse stegene: 

 

1. Gå til "Innstillinger" i RAYVN og klikk "Kontoinstillinger".
   
2. Klikk deretter på "Brukere", og finn brukeren du ønsker å sende ny invitasjon til. Under profilbildet deres ligger det en knapp som heter "Send ny invitasjon". Invitasjonen vil da bli sendt til den personens e-postadresse igjen. Dersom de ikke skulle finne invitasjonen, minn dem på å sjekke spam-filteret sitt, og sjekk også at e-postadressen som er lagt inn hos brukeren stemmer.
   

Når en logg opprettes, vil RAYVN automatisk varsle lag og deltakere gjennom fire forskjellige varslingskanaler. 

De er: automatiserte anrop, e-post, mobil-notifikasjoner fra appen, og SMS. 

 

 

 

Automatiske anrop

Når en logg startes, vil RAYVN automatisk ringe hver bruker. Innen et par sekunder vil brukeren motta en automatisert telefonsamtale fra RAYVN som vil fortelle brukeren at de må logge inn i deres RAYVN-konto fordi de trengs i en hendelse. Meldingen vil gjentas helt til brukeren legger på. 

 

 

 

E-post 

I tillegg til de automatiske anropene, vil en e-post med beskrivelse av hendelsen bli sendt ut til brukernes regisrerte e-postadresse i RAYVN. I denne e-posten vil brukeren få mulighet til å enten godta eller avslå invitasjonen til å bli med i en logg. RAYVN måler automatisk svarene fra alle deltakerne, og kategoriserer dem i loggen. 

 

 

 

App-varslinger

Push-varslinger vil vli sendt ut gjennom mobil-appen innen få sekunder etter at loggen er opprettet. Den vil, i likhet med e-postene, inneholde en kort beskrivelse og tittel for loggen. Logg inn i din RAYVN-konto på mobilen din for å bli med i loggen. 

 

 

SMS

En SMS som inneholder beskrivelse av situasjonen vil bli sendt ut fra et lokalt telefonnummer. Du kan svare på meldingen med for eksempel "Ja" eller "Nei". RAYVN vil automatisk kategorisere alle svarene fra deltakere. 

 

 

 

Legg merke til at dine lag og deltakere ikke nødvendigvis trenger å bli varslet i alle fire kanaler. Du kan enkelt velge hvilke kanaler hver deltaker skal varsles gjennom i "Kontoinnstillinger". 

Gå deretter inn på "Lag", velg laget du vil endre, og skreddersy hvilke varslingskanaler hvert medlem av hvert lag skal nås gjennom. 

 

Når en bruker blir opprettet i RAYVN, blir de tildelt et tilgangsnivå. Tilgangsnivået bestemmer hva de kan gjøre i RAYVN. RAYVN har fire forskjellige tilgangsnivå som gir tilganger i ulike funksjoner. Det er anbefalt å begrense tilgang på funksjoner hos brukere på grunnlag av hva de trenger å ha tilgang til. 

 

 

Kontoadmin

Brukere med dette tilgangsnivået har tilgang til alle funksjonene i kontoen.
Kontoadministratorer har mulighet til å starte/ lukke nye logger og starte/lukke logger fra loggmaler. De har også tilgang til kontoinnstillinger, hvor de kan administrere brukere, respondere, kontakter, kontaktlister, samvirkenettverk, logg- og møtemaler, steder og importer. 

 

Som kontoadministrator har man også tilgang til arkivet - hvor man kan åpne lukkede logger, laste ned logger og se meldingslogger. De har også tilgang til prosjektinnstillinger, og personvernsenteret. 

 

 

 

 

Gruppeadmin

 

Brukere med tilgangsnivået "Gruppeadmin" har tilgang til flere av de samme funksjonene som brukerne med tilgangsnivået "Kontoadmin", men ikke alle.
Gruppeadministratorer har også tilgang til kontoinnstillinger, hvor de kan administrere brukere, respondere, kontakter, kontaktlister, samvirkenettverk, logg- og møtemaler, steder og importer for deres gruppe. De kan også starte/lukke nye logger, eller starte/lukke logger fra loggmaler. De har også tilgang til alle logger i deres gruppe, og undergrupper i deres gruppe. 

 

Gruppeadministratorer har derimot ikke tilgang til prosjektinnstillinger eller personvernssenteret. 

 

 

 

Loggansvarlig

Brukere som er tildelt tilgangsnivået "loggansvarlig" har kun tilgang funksjoner som har med loggene å gjøre. De kan starte/lukke nye logger, med eller uten loggmaler. 

 

Loggansvarlige har ikke tilgang til kontoinnstillinger, prosjektinnstillinger, personvernsenteret, eller arkivet. 

 

 

Operatør

Brukere som er tildelt tilgangsnivået "operatør" har kun tilgang til de mest grunnleggende funksjonene i RAYVN.
Disse brukerne har ikke mulighet til å starte eller lukke logger, eller å administrere de diverse innstillingene som øvre roller har tilgang til. 

 

Som operatør har brukeren mulighet til å delta i logger de er invitert til. Dette er i hovedsak tilgangsnivået som tildeles de som ikke trenger tilgang til de mer administrative funksjonene i RAYVN, men som fortsatt kan bidra og delta i loggene. 

For å registrere en telefonsamtale hos Pårørendesenteret, klikk på "Registrer ny samtale". 

 

 

 

Legg inn kontaktinformasjon, inkludert navn og telefonnummer. Klikk "Registrert innringer" for å lagre informasjonen. Deretter, klikk "Fortsett samtalen". 

Du kan oppdatere informasjonen dersom noe ikke stemmer. 

 

Du kan nå legge til "Samtalenotater" i tekstfeltet. Her kan du legge inn et sammendrag av samtalen, hva personen(e) ønsket å vite, og hva slags informasjon du har delt med innringeren.

 

Vanligvis handler samtalen om berørte personer. Dersom det ikke er noen berørte personer registrert ennå, kan du klikke på "Legg til berørt person".

 

Legg til informasjon om den berørte personen innringeren er knyttet til. Legg inn navn, og evt. informasjon som er relevant å legge inn. Klikk deretter "Registrer". 

 

Du kan nå velge "Relasjon" mellom den berørte personen og den pårørende. Ved siden av "Valgte berørte person", vil du se en boks hvor du kan skrive inn " Y is....of X". Her ser du "Person Navnesen (den berørte) is søster of Navn Navnesen (den pårørende)". 

Klikk på det tomme feltet, og begynn å skrive inn hvilken relasjon det er mellom den pårørende og den berørte. Det kan være: 

 

• Sønn
• Datter
• Kollega
• Ektefelle
• Far
• Mor
• Osv.

 

Når du har definert relasjonen mellom innringeren og den berørte personen, klikk "Lagre". Du har nå lagt til en pårørende person. Dersom det er mer enn en pårørende til en berørt person, kan du legge til flere pårørende. 

 

Når du er ferdig med samtalen, klikk "Avslutt samtale". Samtalen vil nå bli loggført i samtaleloggen på venstre side av pårørendesenteret.

 

 

Du vil også kunne se det totale antallet innringere, berørte personer, og håndterte samtaler. 

Dersom du klikker på "Se liste" under disse tallene, vil du se lister over personer som har blitt registrert. Om du klikker på noen av disse, vil loggfilteret filtrere ut samtaleloggene som er knyttet til de valgte personene. 

Pårørendesenteret er en ekstra modul som kun er tilgjengelig for brukere som har et tilknyttet lag for pårørende i en krisesituasjon. 

 

 

Deltakere som håndterer pårørende vil motta varsler slik som alle andre lag. Når de går inn i RAYVN i deres nettleser, vil de se en aktiv logg på deres dashbord. Merk at deres dashbord vil se annerledes ut enn hvordan et vanlig dashbord ser ut i RAYVN.

I pårørendesenteret vil en kun se aktive logger som pårørende laget er en del av, status for innringere i den aktive loggen som de har åpen, og oppdateringer markert med frigitt informasjon fra "hovedloggen".

 

 

 

 

 

Dersom du er med i et pårørendelag, og pårørendesenteret er aktivt, vil du automatisk kun se loggen fra pårørende-siden. Du vil ikke ha tilgang til "hovedloggen". Dette er blant annet for å hindre at viktig informasjon kommer på avveie, og for å skape mest mulig kontroll og orden på hovedoppgaven til pårørendelaget - å håndtere pårørende. 

 

Dette gjelder også dersom du er medlem av flere lag. La oss si at du er medlem av to lag:  Lag 1, og Pårørende. 

Dersom pårørendemodulen aktiveres, vil du automatisk kun være tilgjengelig i pårørendesenteret. 

Dersom du oppdager et behov for å fjernes fra pårørendesenteret, for å komme tilbake til "hovedloggen", kan en av de som styrer "hovedloggen" fjerne din bruker fra pårørendelaget. Dette gjør du ved å trykke på den røde "x"-en ved siden av navnet på den du vil fjerne. Da vil du igjen få tilgang til "hovedloggen".

 

Dersom det er et behov for å legge til flere deltakere i pårørendesenteret, må dette også gjøres i hovedloggen. 

Legg da til flere deltakere i "pårørende"-laget ved å trykke på "+Legg til person". Vær obs på at dette er personer som da ikke vil ha tilgang til hovedloggen. 

 

Bildet viser hvor du skal trykke for å fjerne en person (den røde "x"-en), og for å legge til en person ("+Legg til person) i pårørendelaget: 

 

 

 

 

 

 

Når man går inn i den aktive loggen, vil man komme rett inn i modulen for pårørendesenteret hvor man kan registrere anrop, pårørende og berørte personer.

 

 

Som i en standard RAYVN-logg, har pårørendesenteret en loggstrøm på venstre side av skjermen. Denne vil vise informasjon om: 

1. "Frigitt informasjon" fra den aktive RAYVN-loggen. 
2. Alle oppføringer som de som håndterer pårørendesenteret lager med inngående og utgående anrop. 

 

 

 

Over loggstrømmen har du flere valg for filtrering av informasjonen du måtte trenge. Bruk søkefeltet til å filtrere ut informasjonen du trenger. Bare begynn å skrive, og så vil RAYVN automatisk filtrere ut treff basert på hva du allerede har skrevet i søkefeltet. 

 

Hver gang en person ringer inn til pårørendesenteret, vil man få muligheten til å skrive ned noen notater fra samtalen. Dette kan for eksempel være ang. hvilken informasjon som har blitt delt, ulike spørsmål, eller informasjon som innringeren har. Dersom de ringer igjen, og du trenger å vite hvilken informasjon som har blitt delt med dem tidligere, kan du søke på navnet deres i søkefeltet, og se hva som har blitt delt med dem tidligere. 

 

Notater ser du nederst under hvert innlegg, i kolonnen som heter "Samtalenotater", slik som her:       

 

 

På høyre side av pårørendesenteret, kan du gjøre flere ting: 

• Loggføre telefonsamtaler
• Registrere innringere og informasjon om dem
• Registrere berørte personer og deres informasjon
• Føre opp relasjon mellom innringeren og den berørte personen.

 

 

 

 

 

 

Tilgang til pårørendesenteret

Kun medlemmer av laget som håndterer pårørende har tilgang til informasjon i pårørendesenteret. Andre brukere som bruker RAYVN kan se loggen for pårørendesenteret i "Pårørende"-feltet. Men de har kun tilgang til å lese oppføringene. De kan ikke redigere informasjonen i loggen. De kan også se listene over innringere og berørte personer. 

 

 

 

Dersom du ikke har tilgang til pårørendesenteret, vennligst ta kontakt med oss for mer informasjon. 

Pårørende-modulen er en ekstra modul som kun er tilgjengelig for brukere som er opprettet som pårørende-håndterende. 

 

Når du åpner Pårørendesenteret vil du se en loggstrøm. Loggstrømmen inneholder all frigitt informasjon fra hovedloggen. 

I tillegg inneholder loggstrømmen informasjon om samtaler i pårørendesenteret. 

 

 

 

Pårørendehåndteringslaget kan gjøre flere ting: 

• Motta telefonsamtaler
• Registrere nye berørte/pårørende personer
• Oppdatere pårørendesenteret om berørte personer og frigitt informasjon. 
• Se status for lagmedlemmer av pårørendehåndteringslaget. 

 

 

Pårørendesenteret er en ekstra modul som kan brukes i RAYVN. Det er et telefonsenter som hjelper organisasjoner med å loggføre innkommende anrop fra pårørende under en hendelse. 

Logg-oppføringer vil bli lagret i en separat logg fra hovedloggen. 

 

En som håndterer pårørende registrerer innkommende anrop i verktøyet. 

Verktøyet gir også operatøren den aller siste informasjonen som er frigitt fra hovedloggen. 

Det viser også hvilke operatører som har snakket med en pårørende. 

 

 

• Brukere i pårørendesenteret har ikke mulighet til å se hovedloggen. En separat, dedikert logg er tilgjengelig for disse brukerne. 
• En person får tilgang til personvernsenteret ved å være del av et pårørendehåndteringslag.
  
  Ved å legge til pårørendehåndteringslaget til en aktiv RAYVN-logg, vil pårørendesenteret automatisk være tilgjengelig for det tilknyttede pårørendehåndteringslaget. 

 

Hvorfor

• Når organisasjoner blir berørt av hendelser som involverer menneskeliv og helse, vil dette forsterke behovet for registrering og kontroll over informasjon. Pårørende har et stort behov for informasjon er ofte svært desperate etter å vite hvordan deres nærmeste har det. 
• Under hendelser må pårørende håndteres. Ikke bare er dette viktig på et menneskelig nivå, men også siden organisasjonen risikerer dårlig rykte dersom pårørende blir dårlig håndtert. 
• Mange organisasjoner mangler verktøyene og rutinene til å håndtere pårørende.
• Rykter spres raskt i sosiale medier, med bilder og informasjon. Organisasjonen burde ha en etablert rutine for hvordan de skal produsere og formidle korrekt og god informasjon til pårørende. 
• Informasjon til pårørende må bare være fakta og bekreftet informasjon. 

 

 

Hvem

• Olje og gass
• Transport
• Produksjon
• Organisasjoner med omreisende personell, eller personell som jobber i utlandet
• Offentlige organisasjoner

Denne veiledningen forklarer hvordan en bruker videomøte-funksjonen i RAYVN. 

 

Nettversjonen av videomøte-funksjonen i RAYVN består av video, lyd og skjermdeling. Funksjonen er satt opp slik at samtaler alltid er pågående så lenge en logg er aktiv, og brukere kan bli med i samtalen og forlate samtalen når som helst. Hvert rom har et designert videomøterom, og hvert rom kan kun ha ett pågående videomøte om gangen. Dersom en bruker har tilgang til flere rom. vil brukeren kunne bli med i flere videosamtaler. Brukeren vil ikke kunne være med i flere videosamtaler samtidig, men blir bedt om å forlate et pågående videomøte før de kan bli med i et nytt et. 

En bruker kan likevel gå inn i et annet rom og se deres logg mens de er i videosamtale med et annet rom, dersom de har tilgang til begge rommene. 

 

Videomøter kan kun brukes i en aktiv logg. Når en logg er aktiv har en tilgang til videomøte-funksjonen  fra hvor som helst inne i RAYVNs brukergrensesnitt. 

 

 

Tilgang til videomøter

 

Du kan bli med i et videomøte ved å klikke på knappen oppe til høyre som heter "Bli med i samtale".

 

 

På videomøte-knappen kan du også se hvor mange deltakere som er med i videomøtet til enhver tid. 

 

Videomøte-knappen har tre ulike statuser: 

1. Grå - som vist på bildet over, uten noen deltakere

2. Blå - Noen er med i videomøtet.

3. Grønn - Deltaker er med i videomøtet

 

Første gangen du deltar i et videomøte i en ny nettleser, vil nettleseren spørre deg om tilgang til kamera og mikrofon. Når du har akseptert, vil du se et vindu hvor du får en forhåndsvisning på hvordan lyd og video kommer til å se og høres ut når du går inn i samtalen. Når du er klar for å bli med i møtet, klikker du på den grønne knappen hvor det står "Delta på møtet". 

 

 

Ulike funksjoner i videomøtet: 

1. Ved å klikke på den svarte linjen av video-vinduet, kan du flytte vinduet til hvilket som helst av de fire hjørnene i RAYVNs brukergrensesnitt. Vinduet vil klikke seg på plass i det valgte hjørnet av skjermen din. 
2. Tannhjulet i øvre venstre hjørne tar deg til innstillinger for video og lyd i videomøtet
   • Her kan du bytte mellom tilgjengelige kameraer, mikrofoner og høytalere under "Audio & Video"-fanen.
   • I "Videokvalitet"-fanen kan du velge kvalitet på videomøtet. Funksjonen "Sparer båndbredde", kan brukes når signalet til internett er svakt. Det vil da skru av kamera for å spare båndbredde.
   • I "Språk"-fanen kan du endre språk for videomøtet. 
3. Slå av eller på kamera. den lille pilen ved siden av kameraikonet vil gi deg muligheten til å velge mellom kamera du har tilgjengelig. Her finner du også muligheten for å tilsløre bakgrunnen rundt deg. Hvis du klikker på "Videoinnstillinger" får du opp den samme menyen som dukker opp når du klikker på tannhjulet. 
4. Slå av eller på mikrofonen. Pilen ved siden av mikrofonikonet vil gi deg muligheten til å velge mellom ulike mikrofoner og høytalere du har tilgjengelig. "Lydinnstillinger" tar deg til de samme innstillingene som du finner ved å klikke på tannhjulet. 
5. Ved å klikke på "Personer" vil du få opp en liste over alle deltakere som er med i videomøtet.
6. "Del"- knappen lar brukere dele skjermen sin. Klikk på vinduet du ønsker å dele med resten av deltakerne i videomøtet, så vil alle kunne se det samme vinduet som deg. For å slutte å dele skjermen kan du enten klikke på "Stopp" eller "Avslutt skjermdeling":
   
7. For å forlate møtet, klikker du på den røde knappen som ser ut som en dør med en pil ut der det står "Forlat møtet"
8. I øvre høyre hjørne kan du velge om du ønsker å se deltakerne i samtalen i en rutenett-visning, eller om du vil at bare personer som snakker skal vises på skjermen. 
9. I øvre høyre hjørne finner du også en knapp hvor du kan velge å minimere videomøte-vinduet, eller vise møtet i fullskjerm. Merk at dersom du minimerer vinduet vil lyd og bilde fortsette å vises for de du er i videomøte med, og ikke bli skrudd av automatisk. Når du minimerer vinduet vil det se slik ut:
   

Når et videomøte er aktivt i RAYVN, vil nettleserfanen for RAYVN ha en rød sirkel. Den vil se slik ut:

 

Navnet på rommet hvor videomøtet foregår vil bli vist på toppen av venstre hjørne av vinduet til videomøtet. 

 

 

Dersom en bruker blir med i et videomøte i Rom 1, og deretter prøver å bli med i et videomøte i Rom 2, vil de motta en beskjed om at de må forlate videomøtet i Rom 1 før de kan bli med i det nye videomøtet, som vist nedenfor: 

 

 

 

Inviter noen til videomøte gjennom link

 

I øvre høyre hjørne av videovinduet vil du se en knapp hvor du kan velge å kopiere lenken til videomøtet, slik at du kan invitere eksterne brukere inn i møtet. 

 

 

Klikk på ikonet, og klikk deretter på lenken til videomøtet. Når du trykker på lenken blir den automatisk kopiert, slik at du kan sende den til de du vil ha med i møtet. 

 

 

 

 

Når den eksterne brukeren klikker på lenken, vil de bli sendt til en side som ser slik ut: 

 

 

Brukeren må be om å få bli med ved å trykke "Request to join", og deretter må en av de som er i møtet godta forespørselen deres ved å trykke "Allow". 

 

 

 

 

 

 

 

Kvalifiserte nettlesere og operativsystem 

Følgende nettlesere og operativsystem er kvalifiserte for bruk av videomøte i RAYVN: 

 

• Chrome 74 og nyere versjoner
• Safari 12.1 og nyere versjoner
• Firefox 78 ESR og nyere versjoner
• Microsoft Edge 74 og nyere versjoner
• Electron 6 og nyere versjoner
• iOS Safari (i iOS 12.1 og nyere versjoner)
• Tredjepart-nettlesere (som Chrome), og nettlesere knyttet til apper (slik som Gmails app sin innebygde nettleser), som bruker WKWebView, fra iOS 14
• Android Chrome, Firefox, Samsung Internet, og Chromium-baserte tredjepart-nettlesere. 

 

Mobil-OS: 

• iOS 12.1 og nyere versjoner
• Android 5.0 og nyere versjoner med gjeldende oppdateringer for plattformer og sikkerhet. 

Tagger kan brukes for a kategorisere ressurser og loggopføringer, og kan opprettes av gruppeadministratorer og kontoadministratorer. 

 

For å opprette en ny tag, finn fanen "Tagger" i kontoinnstillingene, og klikk "+Opprett ny tag". 

 

 

 

Fyll inn disse feltene:

 

 

 

Gi taggen din et navn, og velg en farge som gjør den lett å kjenne igjen.
Vi anbefaler å velge forskjellige farger på taggene dine, slik at det blir enklere å skille mellom dem når du skal bruke dem senere. 

 

Deretter velger du hva slags tag du skal lage. Det er to typer tagger du kan opprette: Ressurstagger og Loggtagger. 

 

Loggtagger brukes til å markere loggoppføringer, og kategorisere dem. Dette kan være nyttig av to grunner: 

 

1. Du kan gi leseren en indikasjon på hva loggoppføringen handler om, før de trenger å lese hele oppføringen

2. Det gjør det enklere å finne enkelte loggoppføringer når man filtrerer etter en type loggoppføringer i søkefeltet i toppen av loggstrømmen

 

 

Ressurstagger brukes til å kategorisere ulike typer ressurser. Dette kan for eksempel være medisinsk utstyr, eller kjøretøy. 

 

 

Til slutt velger du hvilken gruppe taggen skal tilhøre, og "synligheten" for taggen. Synligheten betyr at du velger om taggen skal være tilgjengelig på et Globalt, Regionalt eller Lokalt nivå i kontoen din. 

I en hendelse kan det være mye som skjer samtidig, og mange poster som legges ut i loggstrømmen. Ikke alle lag trenger å få med seg alle tingene som havner i loggstrømmen, så for å gjøre kommunikasjonen enklere og mer ryddig, kan du velge å bruke rom for å holde all kommunikasjonen som kommer opp i loggene mer oversiktlig. 

 

Hvis du vil lese mer om hvordan du kan knytte lag til ulike rom, klikk her. 

 

Dersom din bruker et tilknyttet et enkelt rom vil du kun ha tilgang til loggen tilhørende det rommet. Alt som blir delt i denne loggen er automatisk delt med andre lagmedlemmer som har tilgang til samme rom. Noen ganger kan det være nødvendig at et lag trenger å dele en loggoppføring til et annet lag, og da kan du ha en som er knyttet til flere loggnivåer som deler dette. 

 

Et eksempel kan være dersom det skjer en personskade. Om Rom 1 er de som koordinerer eksterne ressurser, kan de for eksempel dele loggoppføringer som er viktige for Rom 2 som for eksempel driver med taktiske operasjoner, å vite om. 

 

Loggoppføringen i Rom vil da kunne se slik ut: 

> En ambulanse er på vei. ETA 10 min. (Delt av XX, Rom 1).

 

 

Om en bruker/lag har blitt knyttet til flere rom, kan de enkelt hoppe mellom de ulike rommene i loggen. Du kan se hvilket rom du opererer i ved å se på den fargede boksen ved siden av tittelen for loggen.

 

 

På denne måten kan du alltid se hvilket rom du opererer i, og raskt bytte mellom de ulike rommene. Du kan når som helst endre rom, dersom du trenger det. 

 

 

Dele loggoppføringer mellom to rom. 

Individuelle loggoppføringer kan deles mellom andre rom. Klikk på den lille pilen hvor det står "Del", i  hjørnet av loggoppføringen du ønsker å dele. 

 

Velg deretter de rommene du ønsker å dele loggoppføringen med. 

 

Du vil kunne se hvilke rom loggoppføringen har blitt delt i ved at loggoppføringen blir markert med navnene for rommene du delte loggføringen med. 

 

 

Oppgaver

 

Oppgaver er knyttet til et rom. Dersom en person i Rom 1 legger til oppgaver, vil oppgaven være synlig for deltakere i Rom 1, og så videre. Dersom du ønsker å legge til en oppgave for deltakere i rom 2, må du bytte til rom 2 før du kan legge inn en oppgave i det rommet. 

 

Møter

Du kan holde møter innenfor de rommene du har tilgang til. Møtene vil ikke være tilgjengelige for deltakere som ikke har tilgang til det spesifikke rommet, og når møtet er ferdig vil et referat fra møtet bli publisert i loggstrømmen for det rommet. Dersom du ønsker å dele referatet fra møtet, kan du dele det på samme måte som du deler en vanlig loggoppføring fra loggstrømmen. 

 

 

 

Hvis du vil lese mer om bruk av rom i appen, klikk her. 

Varslingssenteret kan du finne ved siden av innstillingene, og ikonet for det ser ut som en bjelle.

 

 

 

Hva er varslingssenteret?

 

Varslingssenteret brukes til å motta informasjon fra samvirkeaktører som ikke er mobiliserte/ som ikke har mobilisert deg i sin logg. Du kan også motta informasjon fra samvirkeaktører dersom de har invitert deg til å samvirke fra en logg, men du har avslått invitasjonen til å samvirke med dem. 

 

De eneste som vil motta informasjon fra samvirkeaktører i varslingssenteret, er brukere som ligger i det "ansvarlige laget" som er knyttet til samvirkeaktøren. 

 

Det ansvarlige laget velges når du setter opp en samvirkeavtale i kontoinnstillingene. Du kan endre laget som er knyttet til samvirkeaktøren dersom du har tilgang til Kontoinnstillinger. 

 

 

 

 

 

 

Hvorfor kan jeg ikke se varslingssenteret i min konto?

 

Det kan være flere årsaker til at du ikke ser ikonet for varslingssenteret i din konto. 

 

For det første vil du ikke se ikonet før den første gangen du mottar et varsel i varslingssenteret.
Varsler sendes ut når en ikke-mobilisert samvirkeaktør deler en loggoppføring med deg. Etter den første varslingen er mottatt vil du alltid se ikonet oppe i høyre hjørne. 

 

For det andre kan det være at du ikke er knyttet til et av de ansvarlige lagene som er valgt for en samvirkeaktør.
Siden du da ikke er i ett av lagene, vil du heller ikke være en av de personene som mottar varslinger fra samvirkeaktører. 

 

 

 

 

Hvordan bruker man varslingssenteret? 

 

Når du trenger å dele informasjon med en samvirkeaktør, men du ikke trenger å mobilisere dem, kan du likevel dele loggoppføringer og rapporter med dem.

Det som da skjer når du velger å dele noe fra din logg, er at det sendes en varsling til det ansvarlige laget som er tilknyttet deres samvirkeavtale hos din samvirkeaktør. Denne varslingen dukker opp i varslingssenteret og inneholder den loggoppføringen eller rapporten som du har delt fra din logg.

Når det kommer inn en ny varsling, vil det vises med et rødt ikon ved bjellen som ligger oppe på høyre side av skjermen:

 

 

 

 

 

Når brukeren klikker på ikonet, vil de se den delte informasjonen fra din konto, og kan deretter selv velge å dele den informasjonen til en av sine egne logger, eller til en av sine interne eller eksterne samvirkeaktører. 

 

 

 

Ekstra funksjonalitet for varslingssenteret (kun tilgjengelig for enkelte kunder)

 

I tillegg til å motta delte rapporter og loggoppføringer fra samvirkeaktører som ikke er mobiliserte, kan man også motta svar på e-poster som er sendt ut ifra en logg som man er deltaker i.

Dersom det blir sendt ut en e-post fra papirflyet i en logg i RAYVN, og mottakeren velger å svare på denne e-posten, vil alle deltakerne i loggen motta en varsling i varslingssenteret med svaret som er sendt fra mottakeren.

Dette svaret kan, i likhet med loggoppføringer og rapporter, velges å deles i loggen.
Det kan derimot ikke deles til hvilken som helst av de åpne loggene i deres konto, og det kan heller ikke deles med samvirkeaktører.
Det kan deles fra varslingssenteret inn i den loggen der den første meldingen ble sendt fra som en loggoppføring. 

 

Etter at loggoppføringen er publisert, kan det deles på samme måte som alle andre loggoppføringer. 

Denne funksjonen kommer i form av en modul, og er laget for å kunne sende ut store mengder SMS-varslinger på kort tid.

 

Siden denne funksjonen er utviklet som en modul, må den bli aktivert fra vår side. Dersom du ønsker å aktivere denne modulen, vennligst ta kontakt med oss for mer informasjon. 

 

 

 

Hvordan fungerer Massevarsling i RAYVN? 

 

Når du har aktivert modulen vil du kunne sende ut større mengder SMS-varslinger ved å bruke "Send melding"-funksjonen . Denne funksjonen finner du øverst på skjermen inne i loggen din. Se etter symbolet som ser ut som et lite papirfly. 

 

 

Når du har trykket på papirflyet, vil du få opp et vindu som ser slik ut: 

 

Som du ser, kan du kun sende ut massevarslingsmeldinger til kontaktlister. Denne funksjonen er kun ment til å brukes for å sende ut meldinger til større grupper. På høyre side av meldingsboksen har vi lagt til en forhåndsvisning av hvordan meldingen vil se ut hos mottakeren. 

 

Dette er gjort for å gjøre det lettere å se hvordan meldingen vil se ut, og det vil være lettere å legge merke til eventuelle feil i meldingen. 

 

Legg merke til at denne modulen kun støtter SMS, og ikke e-post, slik som den vanlige meldingsfunksjonen gjør.

 

Under meldingsboksen har vi lagt til en tegnteller. Her kan du se hvor mange tegn meldingen din inneholder. Dersom meldingen inneholder mer enn 160 tegn, vil du få beskjed om at meldingen vil bli splittet inn i flere segmenter når den sendes. Dette vil ha en liten påvirkning på hvor lang tid det tar å sende meldingen. 

 

Du kan fortsatt sende SMS eller e-post som vanlige meldinger selv om du har "Emergency Communications"-modulen. Bare klikk på "Regular message"-fanen. Her kan du søke etter individuelle deltakere, lag eller kontaktlister. 

 

Dersom du planlegger å sende ut en melding til over 500 personer, anbefaler vi å bruke Emergency Communications-modulen. Dersom du velger over 500 personer når du skal sende en vanlig melding, vil du få opp en melding som ser slik ut: 

 

Dersom du ikke har Emergency Communications-modulen, og du forsøker å sende en melding til over 500 personer, vil meldingen se slik ut: 

 

Å sende en melding

 

Når du sender en SMS til en alle deltakerne i en kontaktliste, og bruker Emergency Communications-modulen, vil en loggoppføring dukke opp i loggstrømmen. Loggoppføringen vil vise en statuslinje for meldingen. 

Hvis du holder markøren over linjen, vil du få opp mer informasjon om meldingen. I dette eksempelet ser vi at to av meldingene har blitt lever til mottakeren, og en har feilet. 

 

For å se mer informasjon om meldingen som feilet kan du klikke på raden under statuslinjen som tar deg til SMS-seksjonen i rapportmodulen. 

 

Statuslinjen vil vise intill 4 forskjellige leveringsstatuser, indikert av fire forskjellige farger: 

 

• Oransje: Antall SMS som må prosesseres.
• Blå: Meldinger som holder på å sendes.
• Grønn: Levering vellykket. 
• Rød: Levering feilet. 

 

 

 

Legg merke til: 

• Når Massevarslingsmodulen brukes vil mottakerne motta meldinger fra "RAYVN", og ikke et vanlig telefonnummer. 
• Mottakere kan ikke svare på denne meldingen. 
• Når "Vanlig melding" brukes vil mottakeren motta SMS fra et vanlig telefonnummer, og de vil kunne svare på meldingen. 

 

 

 

 

Rapportmodulen

 

 

I rapportmodulen i RAYVN vil du finne en seksjon som heter "Meldinger". 

 

 

 

 

Her vil du se kolonner for mottakere, tidspunkt for når meldingen ble sendt, status, og segmenter. Når en SMS ikke har blitt sendt, vil den markeres med en liten rød varseltrekant. Dersom du holder pekeren over denne, vil du få opp en forklaring på hva som har gjort at meldingen ikke kom gjennom til mottakeren. 

 

 Her er et eksempel på hvordan en feilmelding kan se ut: 

 

Dine eksterne ressurser kan nå nås gjennom RAYVN. Disse ressursene kan være filer/ressurser fra ditt skylager, andre nettjenester osv. 

Du kan være enda bedre forberedt for en hendelse ved å legge ut lenker for eksterne ressurser som kan være nyttige for ulike situasjoner. 

 

Legg til URL-er og lenker til dine loggmaler ved å enten opprette en ny loggmal, eller ved å oppdatere en eksisterende mal. 

 

 

 

 

 

 

URL-ene du legger inn i loggbeskrivelsen vil automatisk bli lagt til i "Filer og lenker"-fanen i loggen din. 

 

 

 

URL-er du legger ut i loggstrømmen vil også automatisk bli lagt til i "Filer og lenker"-fanen. 

 

 

 

Alle URL-er i "Filer og lenker"-fanen vil vise det samme ikonet. Du får enkelt tilgang til filene ved å klikke på hvert ikon. 

Du kan også legge ved et notat under hver URL for å beskrive hva den inneholder, eller hvor den fører. Klikk på "notater" ved siden av ikonet for å legge til et notat. 

 

 

 

 

 

De forskjellige filene og lenkene kan festes under "Filer og lenker"fanen. De festede lenkene vil autimatisk bli filtrert over de andre lenkene og filene som ikke er festet. Bruk denne funksjonen til å fremheve de viktigste filene og lenkene. 

 

 

Når du legger URL-er til instruksjonsfeltet under en oppgave, vil URL-ene bli en del av teksten. URL-er som legges til på denne måten vil ikke bli larget under "Filer og lenker". 

 

 

I enkelte tilfeller kan det hende du ønsker å dele filer med laget ditt i tilfelle en kritisk hendelse bryter ut.
Du kan legge til filer i en loggmal. Da vil filene dukke opp i loggen automatisk, og alle dine lagmedlemmer har tilgang til dem. Dette kan være filer som for eksempel planer for nødstilfeller, kart over bygninger eller lokasjoner, lister over tilgangskoder, telefonlister osv. 

 

 

Disse typer filer støttes av RAYVN: 

• PDF
• Excel
• Word
• TXT
• JPG
• Video (.mp4/ .mov)

 

 

For tekstdokumenter anbefaler vi også å bruke PDF. PDF støttes av de aller fleste datamaskiner, og nettlesere. Du trenger heller ikke å ha lastet ned andre programmer på din enhet for å kunne åpne PDF-filer. 

 

 

 

Hvordan bruke filer i RAYVN

 

Filer kan knyttes til loggmaler. Start ved å lage, eller redigere en loggmal, og last opp filene som er relevante for det spesifikke scenarioet malen tar for seg. 

 

Når du starter en logg basert på en loggmal, vil du se filene som er knyttet til malen, og hvilke som blir delt med lagene du legger til i loggen. 

 

Du kan også dele filer i selve loggstrømmen. Klikk på symbolet for å laste opp filer, og velg filen du vil laste opp fra din enhet. Du kan også legge ved et notat knyttet til den spesifikke filen, som gir mer informasjon om hva filen inneholder. Det er spesielt nyttig dersom du laster opp for eksempel kart, tekstfiler eller videoer. 

 

Når loggoppføringen har blitt lagt ut vil alle få tilgang til filene som har blitt delt i loggen. 

Filene vil også være tilgjengelige i mobilappen

 

 

Begrensninger

Grensen for filstørrelser er 50MB. Vi anbefaler at du husker på at filene potensielt skal lastes ned av folk over 4G/mobildata, og at det derfor kan være lurt å holde filstørrelsene til et minimum. 

Ved å holde størrelsen på filene lav, vil det også gå raskere å få lastet dem ned i et nødstilfelle.

Merk at det også er en begrensning i at det ikke er mulig å laste opp videoopptak gjennom appen. Dette er fordi det kan oppstå problemer med båndbredde når slike filer lastes opp. Videofiler er ofte store, og ved svak eller ustabil dekning vil det kunne hindre opplasting av filen. 

Når du er i en aktiv logg kan du sende meldinger via SMS og e-post. 

 

Klikk på ikonet for "send melding" som ser ut som et papirfly, øverst i høyre hjørne.

 

Når du har klikket på dette ikonet kan du søke etter individuelle lag, brukere, og kontakter fra kontaktlisten oms du ønsker å sende en melding til. 

 

Det er også mulig å velge "Send til alle medlemmer av aktive lag". Dette vil varsle alle som har blitt invitert til denne spesifikke loggen. 

 

Skriv inn navnet på laget, personen eller kontakten du ønsker å sende melding til. Du kan også kombinere flere mottakere, så du for eksempel sender til en gruppe, og en enkelt person. 

 

Skriv meldingen inn i meldingsfeltet, og deretter velger du leveringsmetode. Du kan velge å sende meldingen via e-post, SMS, eller begge deler. Du kan fjerne alternativene ved å klikke på ikonene. 

Når du er ferdig, klikk på "Send melding". 

Når du er ferdig med å bruke en logg, og ikke trenger å legge til noe mer, kan du lukke loggen. 

Dette kan gjøres fra innsiden av den aktive loggen, eller fra dashbordet. 

 

De brukerne som har tilgang til å lukke logger er: 

Kundeadministrator

Gruppeadministrator

Loggansvarlig

 

Dersom du kun har rollen "Operatør" har du ikke mulighet for å lukke logger.

 

 

Lukk en logg fra innsiden av en aktiv logg. 

 

1. Gå til "Aktiv logg", og klikk det røde krysset øverst i høyre hjørne av loggen.
   
2. Du får nå valget mellom å lukke loggen med eller uten en melding. Det er valgfritt å vedlegge en melding når du lukker loggen. Dersom du velger å legge ved en melding når du lukker loggen vil alle lag og deltakere som har vært med i loggen få en SMS med meldingen.
   

 

 

Lukk en logg fra dashbordet

1. Gå til "Dashboard". Under den røde knappen som heter "Start logg", finner du den loggen som nå er aktiv.
   
   
2. Klikk på pilen som peker nedover ved siden av navnet på loggen, og velg "Avslutt logg".
   
3. Lukk loggen med eller uten en melding.
   

 

 

Gjenåpne en lukket logg

Du kan alltid gjenåpne logger etter at de har blitt lukket. 

Gå til "Lukkede logger" i innstillingsmenyen. 

 

Der kan du finne alle lukkede logger, sortert etter når de ble lukket. De som ble lukket sist, kommer øverst på listen. 

Når du har funnet loggen du ønsker å gjenåpne, klikk på pilen som peker nedover, til høyre for tittelen på loggen. 

Deretter velger du "Gjenåpne logg". 

Ressurser er et hjelpsomt verktøy som kan brukes til å få kontroll over alle ressursene som er tilgjengelig i din organisasjon. 

Alle brukere har tilgang til å se oversikten over ressurser, men denne funksjonen kan også skrus PÅ eller AV for Hendelser og/eller Samvirkeaktører i verktøysinnstillingene. 

I utgangspunktet er denne funksjonen skrudd AV for Hendelser og Samvirkeaktører. 

 

 

 

Opprett en ny ressurs

For å opprette en ny ressurs, gå til Kontoinnstillinger, og deretter "Ressurser". 

 

 

Klikk på "+Opprett ressurs", og fyll deretter inn de følgende feltene: 

 

• Navn: Gi ressursen din et navn som er kort, men beskrivende. 
• Beskrivelse: Gi en kort beskrivelse av ressursen. 
• Ikon: Velg et ikon som symboliserer ressursen din. Velg gjerne et ikon som er beskrivende for ressursen, slik at det er lettere å kjenne den igjen. 
• Ressursens tilgjengelighet: Her kan du velge om ressursen skal være tilgjengelig i hele organisasjonen din (global), bare tilgjengelig i din gruppe og dets undergrupper (regional), eller kun tilgjengelig i en gruppe lokalt (lokal). 
• Sted: Ressurser kan også knyttes til steder du har opprettet i kontoinnstillingene dine. Dette gjør det enkelt å se hvor de befinner seg i kartet. 
• Tagger: Du kan også knytte ressursen til en eller flere tagger. Dette gjør at den blir enklere å finne, dersom du filtrerer gjennom ressursene dine for å finne ressurser i en spesifikk kategori. 

 

 

 

 

Knytt ressurser til Steder

Ressurser kan også knyttes til steder opprettet i organisasjonen, for å gjøre det enklere å holde styr på hvor de er. 

I aktive logger, vil du kunne se steder med ressurser i kartet. Brukeren vil kunne klikke på et sted, og derfra se hvilke ressurser som er tilgjengelige, og deretter mobilisere dem derfra. 

Slik vil det kunne se ut fra "Steder" i kontoinstillingene: 

 

 

 

I "Ressurser"-seksjonen vil du se alle de ressursene som er tilknyttet stedet. I øvre høyre hjørne av seksjonen vil du se to hyperlinker hvor du kan opprette en ny ressurs som er tilknyttet stedet, eller legge til en eksisterende ressurs. 

 

 

 

 

 

Legg til ressurser i en logg

"Ressurser" er et verktøy som må aktiveres i "Loggverktøy" under "Prosjektinstillinger". I utgangspunktet er verktøyet utilgjengelig, og du må aktivere det ved å klikke på den lille bryteren til høyre for verktøyet: 

 

 

 

Når verktøyet er aktivert vil det være tilgjengelig i alle nye logger. I en aktiv logg vil du se "Ressurser" i verktøylinjen: 

 

For å legge til flere ressurser, klikk på "Legg til ressurser". 

Deretter velger du de ressursene du vil ha med i loggen. 

 

 

Når ressursene er lagt til i loggen kan du velge om du vil skrive et tilhørende notat, eller legge til ETA (Estimated Time of Arrival)/ATA (Actual Time of Arrival): 

 

 

Du kan også fjerne ressurser fra loggen ved å trykke på de tre prikkene på høyre side av ressursen, og velge "Fjern ressurs". 

 

 

Ressursene du fjerner vil bli samlet i en oversikt under de aktive ressursene dine: 

 

 

 

Midlertidige ressurser

Det er også mulig å opprette midlertidige ressurser. Denne typen ressurser ser ut som, og oppleves som helt vanlige ressurser, men er kun tilgjengelige i den aktive loggen de er opprettet i.

 

Når loggen lukkes, forsvinner de midlertidige ressursene.  

 

For å opprette den midlertidige ressursen, klikk "+Opprett midlertidig ressurs". 

Deretter gir du ressursen et navn, en beskrivelse og velger et ikon. 

 

 

Ressurser og Steder i kartet

 

Når du åpner "Kart" i loggen din, kan det for eksempel se slik ut: 

 

 

I dette eksempelet vil du se posisjonen til loggen, og to "Steder" (i dette eksempelet er det ene Stedet på samme posisjon som loggen). 

Dersom du klikker på en av "Stedene", vil du kunne se de tilgjengelige ressursene på det stedet, og du vil også kunne se en avstandsmåler fra dette stedet til hvor loggen er posisjonert. Altså vil du kunne se avstanden mellom loggposisjonen og ressursen(e) på det stedet. 

 

For å legge til noen av ressursene fra et "Sted" til loggen din, klikk på den blå pilen til høyre for navnet på ressursen. 

 

 

 

 

Merk at dersom du allerede har aktivert alle ressursene som er knyttet til dette stedet, vil det ikke stå noen flere ressurser tilgjengelige på dette stedet. Listen vil da se tom ut. 

 

 

Velg posisjon for ressurser i loggen 

 

 

Når du har lagt til ressurser i en aktiv logg, kan du endre posisjonen deres for å vise dem i kartet. 

For å endre posisjonen på en ressurs, gå til fanen som heter "Ressurser", og velg den ressursen du vil endre. 

 

Klikk så "Angi posisjon", og velg posisjonen ved å skrive inn addressen, skrive inn koordinater, eller ved å bruke piltasten til å trykke på posisjonen i kartet. 

 

 

 

Dersom du trenger å gjøre noen endringer, klikk "Endre posisjon" eller "Fjern posisjon". 

Dersom du fjerner posisjonen til ressursen, vil den forsvinne fra kartet. 

 

Statustavlen er en funksjon i RAYVN som tillater brukere å dele viktige nåværende statusverdier med samvirkeaktører. Den gjør også at det er enkelt å få oversikt over statusverdier til enhver tid i loggen. 

 

For å feste en statusverdi til tavlen må du: 

 

1. Gå inn på en "aktiv logg" i RAYVN. 
2. Klikk på "Nåværende status"-feltet, og skriv inn navn på en status, og verdien av statusen. Velg statusen du vil feste til tavlen.
   
3. Når du har skrevet inn en status og verdien for den, kan du klikke på de tre prikkene ved siden av statusverdien. Der kommer en nedtrekksmeny hvor du kan velge "Fest på tavlen".
   
4. Når du fester noe til tavlen i loggen, vil det også være synlig for samvirkeaktører. Vær sikker på at du ønsker å dele denne verdien slik at samvirkeaktører også kan se den. RAYVN vil spørre om du er sikker på om du ønsker å dele denne statusverdien på tavlen før du går videre.
   
5. Når du har festet statusverdien til tavlen bør det se slik ut:
   Her kan du se hvem som har festet verdien til tavlen, og når den ble publisert. Du kan alltids oppdatere verdien etterhvert ved å klikke på de tre prikkene ved siden av statusverdien, og trykke "Oppdater verdi".

 

 

Etterspør en statusverdi

 

Dersom du har blitt lagt til som en samvirkeaktør, kan du be om en statusverdi, og feste den på tavlen. 

Du kan etterspørre en statusoppdatering fra loggen du har blitt lagt til i ved å gå inn på "Nåværende status"-feltet, skrive inn navnet på statusen du vil etterspørre, og deretter trykke på de tre prikkene ved siden av statusverdien. 

Her vil du finne "Be om statusrapport". Når du klikker på den knappen blir hele feltet du har spurt om statusoppdatering for gult. Laget du har sendt forespørselen til vil få en varsel om at du har bedt om statusrapport. 

 

De kan deretter legge inn verdien for statusrapporten, og sende det inn. Etter at du har spurt om statusoppdateringen kan du ikke selv endre verdien av den. 

 

Du kan deretter velge å feste statusverdien til tavlen ved å følge de samme stegene som tidligere i artikkelen. 

Du kan ikke feste verdien på statusverdier du ikke har lagt inn, og andre kan ikke feste verdier til tavlen som du har lagt inn. 

 

Som samvirkeaktør kan du også skrive inn egne statusverdier, og feste dem til tavlen. 

I "Nåværende status"-feltet kan du legge til flere verdier som beskriver nåværende statuser i situasjonen. 

Denne seksjonen er ment som en rask måte å kommunisere med laget ditt hva de nåværende statusene er på ulike områder. 

Statusrapporter kan for eksempel se slik ut: 

 

• Antall skadde: 2
• Personer evakuert: 57
• osv. 

 

 

 

Opprett en status

Gå til "Nåværende status", og klikk "Enter name of new status". Deretter skriver du inn navnet på statusen din og klikker på det lille hakemerket til høyre for å lagre statusen. 

 

Når du har lagret statusen kan du oppdatere verdien på statusen ved å klikke "legg til" og oppdatere verdien på statusen. 

 

Du kan når som helst endre navnet på statusen eller oppdatere verdien ved å trykke på de tre prikkene til høyre for statusen, og velge "Oppdater verdi" eller "Endre navn". 

 

 

Fest statusen på tavlen

 

Dersom du ønsker kan du feste statusen på tavlen. For å gjøre det, klikk på de tre prikkene til høyre for statusen og velg deretter "Fest på tavlen". 

 

Når du fester statusen på tavlen vil du gjøre statusen synlig for alle, inkludert andre rom, og samvirkeaktører. 

 

 

 

Be om statusrapport

 

Dersom du har lagt til samvirkeaktører i loggen din, og de har godtatt invitasjonen, kan du be om en statusrapport fra dem. 

 

Klikk på de tre prikkene til høyre for statusen, og velg deretter "Be om statusrapport". 

Når du har valgt samvirkeaktøren du ønsker statusrapport fra, vil feltet bli gult og du vil ikke lenger kunne oppdatere statusen.

 

 

Samvirkeaktøren vil legge merke til et statusfelt i "Nåværende status"-seksjonen deres som er markert med gult. 

Når de har oppdatert statusen, vil også statusen i din logg bli oppdatert. 

 

 

 

 

Du kan også redigere nåværende statuser gjennom en statusmøte. Når møtet blir lukket, blir alle oppdateringer til statuser/verdier som ble ført opp i møtet lagt til i loggen, så vel som i "Nåværende status"-seksjonen. 

 

 

 

 

 

Nåværende status i mobilappen

 

Du kan også se "Nåværende status" i mobilappen. 

I tillegg til å sende ut egne invitasjoner til samvirkekoblinger med dine interessenter, kan du oppleve at andre organisasjoner sender deg en forespørsel til å lage en samvirkekobling.

 

Det er personen som lager invitasjonen i den andre kontoen som bestemmer hvilken e-postadresse invitasjonen skal gå til.

 

Når du mottar en forespørsel om å lage en samvirkekobling på nett, vil du få en e-post som ser slik ut:



I e-posten vil du se en femsifret kode. Denne vil du trenge for å sette opp koblingen.
Logg inn i RAYVN, gå til Kontoinnstillinger og velg "Samvirke". På venstre side vil du se et felt som sier 

 

 

Skriv inn den femsifrede koden du fikk i e-posten her, og klikk "Lagre". 

 

Når koblingen er godkjent, vil du se et ikon som viser et håndtrykk ved siden av navnet på samvirkeaktøren din.


Du kan når som helst velge å endre det "anvsvarlige laget" som er knyttet til samvirkeaktøren din.
Det ansvarlige laget er det laget som vil motta varsling når samvirkeaktøren din ber om å samarbeide under en logg.