Kom i gang med RAYVN

 

 

Her vil du finne flere faner som er delt inn i ulike kategorier. Du kan klikke på dem for å komme til ulike seksjoner. 

 

 

Brukere

Brukere er fult autorisert til å bruke RAYVN. Legg brukere til lag for å aktivere notifikasjoner, legge til roller og gi administrasjonstillatelser. 

 

Respondere

En responder er en brukertype uten tilgang til RAYVN. Legg dem til i lag for å aktivere notifikasjoner. Respondere kan svare på SMS-notifikasjoner når de er i et aktivt lag.

 

 

Kontakter

Kontakter er personer som du ønsker å varsle i en kritisk hendelse. Legg dem til i kontaktlisten for å aktivere enveis kommunikasjon gjennom e-post og SMS. I motsetning til respondere kan ikke kontakter respondere på meldinger fra RAYVN. 

 

 

Lag

Brukere og respondere kan legges til i lag. Når en logg blir startet, kan du legge til lag i loggen, og de vil motta notifikasjoner og ha muligheten til å svare på dem. 

 

 

Kontaktlister

Bruk kontaktlister til å varsle folk i kritiske hendelser. Legg til kontakter, brukere, og respondere til kontaktlisten din for å aktivere enveis kommunikasjon gjennom e-post og SMS. 

 

Samvirkenettverk

Her ser du en liste over alle samvirkeaktører som er ført opp for din organisasjon. Samvirkeaktører er aktører som du ønsker å varsle eller kalle inn til kritiske hendelser. Dette kan for eksempel være: 

• Beredskapssenter
• Offentlige instanser
• Forretningspartnere
• Forsikringsselskaper
• Søster- eller datterselskaper
• Naboer
• Osv.

 

Loggmaler

Lag maler for logger til ulike scenarioer på forhånd av en hendelse. Legg til lag, oppgaver, tekst og filer til en loggmal, som passer til din organisasjons beredskapsplaner. 

 

Rapportmaler

Forhåndsdefiner maler som kan brukes når du skal skrive en rapport fra den aktive loggen. Legg til avsnittspunkter og skriv inn forhåndsdefinert tekst som vil inkluderes i rapporten. 

 

Møtemaler 

Du kan lage flere møtemaler og knytte dem til loggmaler og spesifikke rom. 

 

 

Meldingsmaler

Lagforhåndsdefinerte meldingsmaler som kan brukes når du skal sende meldinger fra papirflyet i en aktiv logg. 

 

 

Ressurser

Legg til ressurser i din organisasjon for å lage en oversikt over alle ressursene dere har tilgjengelige. Organiser dem ved å opprette kategorier, og knytt dem til Steder for å vite hvor ressursene er tilgjengelige fra. Du kan mobilisere ressurser fra en aktiv logg. 

 

 

Steder

Et sted kan være en fysisk lokasjon som du kanskje vil knytte til en kritisk hendelse, eller til en logg. For eksempel lokasjonen til din organisasjons hovedkvarter eller ulike fabrikker og kontorbygg din organisasjon har overalt i verden. 

 

 

Importer

Her vises oversiktene over importene som er utført. Det går for eksempel an å importere kontakter til kontaktlisten. Du kan slette en import ved å trykke på knappen "Slett import". Historikken blir liggende, men kontaktene fra importen vil bli slettet. 

 

 

Søk

 

Bruk søkefunksjonen for å enkelt finne all informasjonen du trenger i din organisasjon. 

Når du går inn på kontoinnstilinger, vil du se et søkefelt på høyre side av skjermen: 

 

 

Søkefunksjonen ser gjennom alle mappene dine for å finne resultat som samsvarer med søkekriteriet ditt i alle grupper og undergrupper. 

 

Klikk i søkefeltet for å søke på noe, og skriv inn det du leter etter. Resultatet vil vise alle seksjoner som inneholder det du søker etter. Det vil også vise antall resultater i hvert område, i hver gruppe i din organisasjon. 

 

 

Resultatene vises i form av hyperlinker, og når du klikker på dem blir du tatt direkte til det du klikker på. 

 

Du vil også se en knapp på høyre side av hvert gruppenavn. Klikker du på den, vil du havne rett i den gruppen du trykker på. 

 

Du kan også velge å se mer eller mindre av hver gruppe ved å klikke på den lille pilen til høyre for hver gruppe.

Øye-ikonet viser hvilken gruppe du for øyeblikket befinner deg i. 

 

For å kunne lage nye brukere i RAYVN, må du være tildelt en av de følgende rollene: 

 

Kundeadministrator - kan endre alle brukere i en konto.

Gruppeadministrator - kan administrere brukere i gruppen den påloggede brukeren tilhører. 

 

 

Opprett en ny bruker

 

Klikk på "Kontoinnstillinger", og velg "Brukere". 

Du vil se en liste over alle brukere du har tilgang til å administrere i din organisasjon. 

 

 

Her kan du endre, fjerne og opprette nye brukere. Dette er hvordan du oppretter en ny bruker: 

1. Klikk på "Opprett ny bruker"-knappen. 
2. Et skjema vil dukke opp hvor du kan fylle inn detaljer om brukeren. Det er også lagt inn et automatisk generert profilbilde, som du kan erstatte med et eget profilbilde av brukeren. 
3. Fyll ut feltene med personopplysninger til brukeren. Dette inkluderer navn, e-post og telefonnummer. 
4. Du kan velge språk til brukerens profil. Dette vil ikke endre hvilket språk alle i din organisasjon kan bruke RAYVN i, bare den enkelte brukeren.
5. Brukeren blir automatisk lagt til i den daværende aktive gruppen. 
6. Du kan spesifisere hvilke roller den nye brukeren kan ha. Les mer om de ulike brukerrollene her.
7. Velg lag for den nye brukeren ved å klikke på "Knytt til lag", og velg ett eller flere av lagene i menyen. 

 

 

Endre brukerinnstillinger

For å endre en brukers innstillinger, gå til "Kontoinnstillinger". I listen over brukere, finnes det også et filter.
Dersom din organisasjon har mange brukere, kan du filtrere ut den brukeren du ser etter ved å søke på navnet deres. 

Etter du har valgt en bruker vil du se informasjonen om brukeren til høyre for listen over brukere.

Rediger informasjonen du ønsker å endre om brukeren, og klikk "Lagre". Brukeren vil nå være oppdatert. 

 

Du kan endre: 

• Navn, etternavn, stilling/rolle, e-postadresse, landkode og telefonnummer
• Foretrukket språk i RAYVN
• Profilbilde
• Hvilken gruppe brukeren hører til
• Brukerens tilgangsnivå i RAYVN
• Hvilke lag brukeren skal være en del av
• Sende anmodning om endring av passord
• Sende ny invitasjon til innlogging i RAYVN dersom linken de har mottatt tidligere har utløpt (ikke avbildet)

 

Importer brukere

Du kan også enkelt importere flere brukere/kontakter samtidig, og legge dem til i forskjellige kontaktlister.  

 

For å kunne varsle deg og dine kollegaer om en hendels, må man være tildelt et lag. RAYVN kommer med et standardlag, men du kan lage så mange lag du ønsker. 

 

1. For å endre lag, gå til "Kontoinnstillinger", og velg "Lag".
Her vil du se en liste over lagene som eksisterer i din organisasjon. 

Du kan lage, fjerne og endre lag ved å klikke på lag-innstillingene til venstre for laget, og så endre lag-innstillingene til høyre. Dersom du har en lang liste med lag, kan du skrive inn lagnavnet i sekøfilteret for lag. 

For å opprette et nytt lag, klikk på "Opprett nytt lag". 

 

 

2. Legg så inn informasjon om laget.

• Skriv inn et lagnavn - et navn som beskriver funksjonen til det laget.
• Velg lagtype - velg mellom "Global", "Regional", og "Lokal". Et globalt lag kan inviteres til logger i hele organisasjonen uavhengig av hvilken gruppe det tilhører. Et regionalt lag kan inviteres til logger innenfor den gruppen den tilhører, eller dens undergrupper. Et lokalt lag kan inviteres til logger innen den gruppen den tilhører. 
• Funksjon - dette alternativet (ikke avbildet) dukker bare opp dersom din bruker har tilgang til "Pårørende"-modulen. Sett funksjonen som "Vanlig lag". Dette gir laget tilgang til normale logger når de blir invitert. 
• Sett laget inn i en "Gruppe". 
• Legg laget inn i ett eller flere ulike rom. 
• Legg til flere deltakere i laget ved å klikke på "Knytt deltaker til lag" - se mer under.

 

For å legge til flere deltakere i laget, klikk "Knytt deltaker til lag". Du vil nå se en liste over alle tilgjengelige brukere. Velg de brukerne du ønsker å legge til laget. Dersom listen over brukere er lang, kan du filtrere ut de du leter etter ved å skrive navnet deres i søkefeltet. 

 

Gjenta prosessen for å legge til alle medlemmene du ønsker i laget. Listen over alle medlemmer i laget vil se slik ut:

 

Her kan du endre måten hvert medlem mottar notifikasjoner ved å trykke på ikonene for de ulike notifikasjonskanalene. Symbolene viser de ulike kanalene hver bruker kan motta notifikasjoner i. De ulike kanalene er: anrop via telefon, e-post, push-notifikasjon fra mobilappen, og SMS. Generelt sett er det anbefalt å ha mer enn en notifikasjonskanal aktivert per bruker, for å øke sjansen for at hver deltaker kan nås. 

 

 

Når du har lagt til brukerne du ønsker til laget, klikk "Lagre". Laget ditt vil nå være tilgjengelig i listen over lag i din organisasjon. Du kan endre ethvert lags innstillinger ved å klikke på dem i listen over tilgjengelige lag. 

 

 

 

Definer innstillinger for notifikasjoner.

 

I innstillingene for lag kan du gjøre alle nødvendige endringer for et lag. For at laget ditt skal motta notifikasjoner når en hendelser skjer, må du definere teksten som skal sendes ut til medlemmene i laget. Notifikasjoner kan sendes gjennom en automatisert telefonsamtale, e-post, SMS og gjennom varsler fra mobilappen. Legg ved en passende tekst for kanalene med skriftlige notifikasjoner ved å trykke på "Rediger". 

Skriv så inn teksten du ønsker skal sendes automatisk i de ulike notifikasjonskanalene for dette laget. Notifikasjonssystemet i RAYVN vil samle inn data fra den aktive loggen, slik at notifikasjonene som sendes ut til alle deltakere inneholder informasjon fra loggen i tillegg til den forhåndsbestemte meldingen du har lagt inn i varslingsfeltene. 

 

Dersom du ønsker, kan du velge å skrive inn ulike meldinger i de forskjellige notifikasjonskanalene. For eksempel kan du velge om du ønsker å inkludere mer informasjon i notifikasjonen som sendes ut via e-post enn i app-varslingen. 

I alle varslingskanalene vil mottakeren bli bedt om en respons på om de kan delta eller ikke. Responsalternativene vil variere mellom de ulike kanalene. 

 

E-post: Mottakeren kan svare ved å trykke på en av to knapper i e-posten, enten "Ja" eller "Nei". 

 

SMS: Mottakeren kan svare med enten "Ja", "Ok", eller "Nei". 

 

Mobilapp: Notifikasjonen vil inkludere to knapper hvor en kan velge å godta, eller avslå invitasjonen om å bli med i loggen. 

 

Telefonsamtale: Inkluderer en standardisert melding om at en logg har blitt satt i gang. Det går ikke an å endre denne meldingen per dags dato. 

 

 

Oppsettet til hver notifikasjonskanal vises nedenfor. De gule feltene er datafelt, hvor RAYVN vil legge til og legge sammen data fra brukeren, og den spesifikke loggen. Dersom du ønsker å endre varslingen for dette laget, klikk på "Rediger". 

Du vil nå se teksten som en kombinasjon av koden for hvert datafelt, og din egen tekst. Legg til/endre teksten du ønsker skal bli sendt ut til dine mottakere i notifikasjonskanalene. Dersom du ønsker å legge til flere datafelt, klikk på enten "Logg", eller "Mottaker". 

 

 

Dette er de tilgjengelige datafeltene du kan legge til i notifikasjonene:

 

Her ser du noen eksempler på hvordan en notifikasjonsmelding kan se ut:

Notifikasjonstekst med datafelt	Eksempel på notifikasjon sendt til bruker - Hendelse 1	Eksempel på notifikasjon sendt til bruker - Hendelse 2
Hei <Fornavn> <Etternavn>. Det har vært en hendelse: <Tittel>. <Beskrivelse av situasjon>. Vennligst svar med Ja dersom du kan delta, og Nei dersom du ikke kan delta.	Hei, Ola Nordmann. Det har vært en hendelse: Brann i lagerbygningen. Det er en brann i kjelleren. Alarmen har gått av, og evakuering må iverksettes. Vennligst svar med Ja dersom du kan delta, og Nei dersom du ikke kan delta.	Hei, Kari Nordmann. Det har vært en hendelse: Person savnet. En person har forsvunnet i fjellet. Sist sett i går formiddag ved foten av Preikestolen. Vennligst svar med Ja dersom du kan delta, og Nei dersom du ikke kan delta.

 

 

Når du er ferdig med å legge til/endre notifikasjonsvarslene for laget, klikk "Lagre". 

 

Å lage loggmaler er en viktig del av å forberede din organisasjon på enhver type hendelse. En loggmal inneholder: 

 

• Tittel og beskrivelse av en hendelse.
• Lag. 
• Oppgaver. 
• Filer. 

 

Så når det skjer en hendelse, kan du raskt velge logg fra en liste med forhåndslagede maler, hvor hver av dem er satt opp på den måten din organisasjon har planlagt å håndtere ulike scenarioer. 

 

For å endre/fjerne eller lage loggmaler, gå til "Kontoinnstillinger", og klikk på "Loggmaler". 

 

Du vil her finne en liste over dine loggmaler. Du kan administrere dem ved å trykke på dem. Dersom du har mange loggmaler, kan du filtrere ut den du leter etter ved å skrive inn navnet på loggmalen i søkefeltet. 

 

 

Lag en ny loggmal

Klikk på "Ny mal for logg" for å lage en ny loggmal.

• Gi loggmalen et navn. 
• Legg til beskrivelse av loggmalen. Dette er beskrivelsen som legges til loggen når du starter en logg fra denne malen. 
• Velg hva slags type logg dette skal være - om den skal være tilgjengelig på et lokalt, regionalt eller globalt nivå i din organisasjon.
• Velg hvilken gruppe du ønsker å legge loggmalen i.
• Legg til de lagene som trengs for denne hendelsen.
• Legg til oppgaver som må gjøres dersom denne hendelsen blir aktuell. Du kan også velge å kopiere oppgaver fra andre loggmaler, dersom du har lignende oppgaver i andre loggmaler. 
• Brukere som har tilgang til den strategiske modulen kan velge å legge til møtemaler i loggmalen.
• Legg til filer. Dette kan være hvilke som helst slags filer som vil kunne være nyttige i denne typen hendelser. Dersom du for eksempel oppretter en loggmal for en brann i et bygg, kan det være lurt å inkludere plantegninger til det bygget, spesifikke evakueringsprosedyrer, koder til dører osv.

Når du har laget ferdig din nye loggmal, klikk "Lagre". Du vil nå kunne se den nye loggmalen din i listen over loggmaler. 

 

 

Publiser loggmalene dine

 

En ny loggmal blir ikke automatisk publisert (tilgjengelig). Dette gjør at det er mulig å jobbe videre på dine loggmaler, uten å gjøre dem tilgjengelige for bruk. Du kan endre status for tilgjengelighet på loggmalene dine på denne måten: 

 

Her viser bildet når en loggmal ikke er publisert. Den er ikke tilgjengelig for bruk. 

Når du trykker på "Upublisert", vil ruten bli grønn og vise at malen nå kan bli publisert. Husk og å trykke på "Tilgjengelig på web" og "tilgjengelig i mobilapp" når du vil publisere malen, slik at den blir synlig for brukerne dine på web og i app. 

Slik ser det ut når malen er publisert, og tilgjengelig på web og i mobilappen:

 

Slik ser det ut når malen er publisert, og tilgjengelig i mobilappen, men ikke på web:

 

Du kan endre på disse innstillingene slik du selv ønsker ved å klikke på bryterne. Når du er ferdig, klikk "Lagre". 

Å bruke møtemaler kan være nyttig for din organisasjon dersom dere ønsker å bruke møter som har spesifiserte punkter og struktur som må gjennomgås i møtet. 

Du kan lage flere møtemaler, og knytte dem til loggmaler i spesifikke rom. 

 

1. For å lage en møtemal, klikk på tannhjulet øverst til høyre på RAYVNs forside. Velg "Kontoinnstillinger".
   
2. Klikk på fanen "Møtemaler". Her vil du finne en liste over dine møtemaler. Dersom du vil starte en ny mal, klikk på "Ny mal for møter".
   
3. Legg inn spesifikke detaljer du ønsker å inkludere i møtemalen. Det er mulig å gjøre endringer på malen etter at du har lagret den.
   

 

Navn på mal: 

Dette er navnet/beskrivelsen for møtemalen

 

Type mal

Dette feltet viser hvilken del av organisasjonen malen er tilgjengelig i. 

 

Gruppe

Dette feltet definerer gruppen som malen vil bli knyttet til.

 

Agendapunkter

Her kan du legge inn punkter du ønsker å gå gjennom på møtet. Klikk "Legg til" for å legge punktet inn i malen. Hvert agendapunkt vil dukke opp i den ferdige malen med en tekstboks under punktet. Her kan en legge inn notater til hva som blir tatt opp under hvert punkt i møtet. Nummeret under tekstboksen indikerer hvor mange tegn som er skrevet inn. 

 

Fokus

Fokus er ment som en overordnet indikator for hva beredskapslaget burde fokusere på under håndteringen av en hendelse. Fokuset kan endre seg etterhvert som hendelsen utvikler seg. For eksempel: "Fokus på å sikre ansatte", eller "Fokus på å minske miljøskade". Mellom møtene kan brukere se hva som er fokus for hendelsen øverst i loggen, til høyre for tittelen på øvelsen. 

 

Statusfelt

Denne seksjonen er ment som et synlig statusfelt knyttet til spesifikke tall. For eksempel "Antall skadde personer: 3"., "Personer savnet: 2", og så videre. Numrene kan oppdateres etterhvert som situasjonen endrer seg.

 

Oppgaver

Dette feltet fungerer på samme måte som når du lager oppgaver i loggen. Du kan knytte oppgaver til brukere, og sette frister for når de skal være utført. Grunnen til at dette feltet finnes, er for å gjøre det enklere å utdele oppgaver mens en har et møte. 

 

 

Når du har spesifisert de punktene du ønsker å ha med i møtemalen, klikk "Lagre". 

 

Malen vil nå bli lagt til listen over maler på venstre side. Ved å klikke på malen, vil du se alle detaljene lagt i malen på høyre side. Nye møter blir automatisk satt som "Upublisert". For å kunne bruke malen i en logg må du klikke på "Publisert/Upublisert"-knappen, og så "Lagre". Innholdet i malen kan bli redigert når som helst før den blir brukt. Husk alltid å lagre når du har utført endringer. 

 

Publiserte møtemaler vil alltid være tilgjengelige i seksjonen "Møter" i en aktiv logg. 

Dersom en logg startes fra en loggmal, blir et møte med din valgte mal automatisk lagt til når loggen starter.
På denne måten kan du sikre at ditt lag bruker den korrekte møtemalen for enhver hendelse. 

 

 

 

 

For iOS

Klikk på denne linken , eller søk etter "RAYVN" i App Store.

Klikk på nedlastningsikonet. Dette er en gratis nedlastning, og appen burde lastes ned og installeres automatisk. 

Dersom du ikke er logget inn med din Apple-ID, kan du bli spurt om å logge inn med ditt Apple-ID brukernavn og passord før appen blir lastet ned. 

Om du ikke har lastet ned noen apper før, kan du lese denne artikkelen fra Apple. 

 

 

For Android

Klikk på denne linken, eller søk etter "RAYVN" i Google Play på telefonen din. 

Klikk på nedlastningsikonet, og appen vil automatisk bli lastet ned og installert på telefonen din.

Dersom du ikke er logget inn på din Google-konto, vil du kunne bli spurt om å logge inn med ditt brukernavn og passord for Google/Android. 

 

Etter at appen har blitt lastet ned, burde du kunne se ikonet til RAYVNs app på telefonen din. 

 

 

Du kan nå klikke på ikonet og logge inn. 

For at RAYVN skal kunne sende deg notifikasjoner gjennom epost, SMS og anrop, må du fulle ut grunnleggende informasjon om deg selv i profilen din.

 

 

1. Klikk på navnet ditt, øverst i høyre hjørne. 

 

2. Klikk på "Min profil". 

 

 

3. Oppdater din profil. 

• Sjekk at fornavn, etternavn og telefonnummer stemmer. 
• Sørg for å velge korrekt landkode. 
• Velg hvilket språk du vil navigere RAYVN i. 
• Du kan også endre profilbilde ved å klikke på "Bytt profilbilde". 

RAYVN bruker flere lokale telefonnummere for å sende ut notifikasjoner gjennom tekstmelding/SMS og telefonanrop. Dersom du ønsker at telefonen din skal gjenkjenne varslene som "RAYVN" sine, skann denne QR-koden med telefonen din. 

Du vil da bli spurt om å legge til RAYVN som kontakt på telefonen din. 

Om du gjør dette, vil fremtidige notifikasjoner fra RAYVN bli identifisert som "RAYVN", og ikke bare et ukjent nummer. 

 

Opprett en meldingsmal

 

Gå til kontoinstillinger, og velg "Meldingsmaler". 

 

 

 

Klikk "+ Ny meldingsmal", og fyll inn de følgende feltene: 

 

 

• Navn: Gi malen din et navn som gjør den lett å gjenkjenne senere
• Beskrivelse: Du kan legge ved en beskrivelse som gir mer informasjon om malen, for eksempel i hvilke situasjoner malen bør brukes osv. 
• Maltype: Velg tilgjengelighetsgraden av malen. Skal den for eksempel være tilgjengelig i hele organisasjonen din, eller skal den bare være tilgjengelig for din gruppe? 
• Gruppe: Velg hvilken gruppe malen skal være knyttet til. 
• Mal: Skriv inn teksten du ønsker å forhåndsdefinere i malen din i boksen på venstre side. På høyre side vil du kunne se en forhåndsvisning av hvordan meldingen vil se ut. 

 

 

Når du er ferdig, klikk "Lagre" for å lagre meldingsmalen. Nå vil den være tilgjengelig neste gang du skal sende en melding i den aktive loggen din. 

 

 

Bruk av meldingsmaler

 

Når du skal bruke en meldingsmal i en aktiv logg, klikk på papirflyet. 

 

 

Deretter velger du mottakerne som skal motta meldingen, og klikker "Velg meldingsmal". 

Når du velger den malen du ønsker, vil teksten dukke opp i tekstboksen. 

 

 

Gjør endringer dersom det er nødvendig, og klikk "Send melding" for å sende meldingen.