Mange organisasjoner har både interne og eksterne nettverk som kan ha nytte av å ta i bruk samarbeidsfunksjonen i RAYVN.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvordan man setter opp grupper som samvirkeaktører.
Interne samvirkeaktører er kun tilgjengelige for mobilisering ett nivå opp eller ned i gruppens hierarki.
Du kan lese mer om hvordan man oppretter samvirkeaktører eksternt her.
Gjør en gruppe til en samvirkeaktør
Grupper blir ikke automatisk satt opp som samvirkeaktører i RAYVN.
For å skru på denne funksjonen, gå til "Kontoinnstillinger".
Klikk deretter på gruppenavnet til gruppen du vil sette som samvirkeaktør. Velg så "Rediger gruppe".
Her vil du se en bryter hvor du kan velge å gjøre gruppen til en intern samvirkeaktør. Når du klikker på denne bryteren, vil et nytt felt under dukke opp.
Her må du velge et "Ansvarlig lag". Et ansvarlig lag er det laget som vil bli varslet når samvirkeaktøren blir lagt til i en logg. Dersom du fjerner det ansvarlige laget, vil gruppen bli fjernet som samvirkeaktør. En gruppe må altså ha et ansvarlig lag for å kunne brukes som en intern samvirkeaktør.
Midlertidlige samvirkeaktører eksisterer ikke lenger. Du kan ikke lenger sette opp midlertidige samvirkeaktører for selskaper som ikke bruker RAYVN. Du må selv kontakte eventuelle samvirkeaktører som ikke bruker RAYVN manuelt.
Under feltet "Samvirkeaktører" kan du se en liste over alle interne og eksterne samvirkeaktører, så vel som informasjon og notater knyttet til hver samvirkeaktør.
For å se notater og informasjon om hver enkel samvirkeaktør, klikk på navnet deres.
Feltene som tidligere het "Navn" og "Kontakt", har blitt erstattet med feltet "Notater". Her kan du skrive ned kontaktinformasjon, navn, telefonnummer og annen viktig informasjon knyttet til hver samvirkeaktør.
Kall inn samvirkeaktører i en logg
Interne og eksterne samvirkeaktører blir lagt til i en logg på forskjellige måter. I brukergrensesnittet blir de separert i fanene "Eksterne" og "Interne", men de blir behandlet likt når de blir kalt inn til en logg.
Dette er hvordan det vil se ut i loggen før noen samvirkekaktører har blitt lagt til:
For å legge til en samvirkeaktør, klikk "Mobiliser samvirkeaktører". Som du kan se, kan du også legge til informasjon om samvirkeaktører og den pågående hendelsen.
Du vil da få opp et nytt bilde som viser lister over alle tilgjengelige interne og eksterne samvirkeaktører. Her kan du velge de samvirkeaktørene du ønsker å legge til i din logg. Dersom du ikke har noen interne samvirkeaktører tilgjengelig, vil ikke fanen for "Interne" vises, og dersom du ikke har noen eksterne samvirkeaktører tilgjengelige vil ikke fanen "Eksterne" vises.
Når du har valgt dine valgte samvirkeaktører, og klikket "mobiliser samvirkeaktører", vil du se en varsel som spør om du er sikker på at du vil kalle inn aktøren(e), og at de vil bli varslet når du går videre.
Du kan ikke fjerne en samvirkeaktør når du har invitert dem til loggen din. De kan velge å avslå invitasjonen din, eller forlate loggen ved å lukke den, men de kan ikke fjernes fra loggen fra din organisasjons side.
Her kan du se eksempler over alle de forskjellige statusene de ulike samvirkeaktørene kan ha.
- Ikke tilkoblet: Organisasjonen har ikke en godkjent samarbeidsavtale. Sjekk at selskapet har mottatt en kode for å godta samarbeidsavtalen.
- Avventer svar: Samarbeidsforespørselen har gått gjennom, men samvirkeaktøren har ikke svart på invitasjonen.
- Deltar: Samvirkeaktøren har godtatt invitasjonen og har blitt med i din logg.
- Deltar ikke: Samvirkeaktøren har avslått din invitasjon til å delta i loggen.
- Avsluttet: Samvirkeaktøren har godtatt invitasjonen din, men har avsluttet loggen.
Legg merke til at under "Deltar ikke", og "Avsluttet", ligger det en knapp som heter "Kall inn på ny". Du kan klikke på denne knappen for å sende ut en ny invitasjon til samvirkeaktører som har avslått invitasjonen eller har lukket loggen.
Under hver samvirkeaktør finner du også en knapp hvor det står "+ Legg til notat". Her kan du legge til informasjon om hver enkelt samvirkeaktør.
Etter at du har invitert en samvirkeaktør til loggen din, forsvinner de fra listen over tilgjengelige samvirkeaktører når du klikker på "Mobiliser samvirkeaktører".
Grupper som samvirkeaktører i app
Du kan ikke lage interne eller eksterne samvirkeaktører i mobilappen, men du kan styre dem på samme måte som i web-versjonen av RAYVN.
Klikk på "Samvirkeaktører" i logg-menyen for å se status på samvirkeaktører, og å kalle inn samvirkeaktører.
