Når en bruker blir opprettet i RAYVN, blir de tildelt en brukerrolle. Rollen bestemmer hva de kan gjøre i RAYVN. RAYVN har fire forskjellige roller som gir tilganger i ulike funksjoner. En bruker kan ha en eller flere roller. Det er anbefalt å begrense tilgang på funksjoner hos brukere på grunnlag av hva de trenger å vite om.
Kundeadministrator
Dette er den øverste rollen av brukerne, som har flest tilganger i RAYVN. Brukere med denne rollen har tilgang til alle funksjonene i RAYVN (som inngår i deres abonnement). Kundeadministratorer har mulighet til å starte/ lukke nye logger og starte/lukke logger fra loggmaler. De har også tilgang til kontoinnstillinger, hvor de kan administrere brukere, respondere, kontakter, kontaktlister, samvirkenettverk, logg- og møtemaler, steder og importer.
Som kundeadministrator har man også tilgang til arkivet, prosjektinnstillinger, hendelsestyper og personvernsenteret.
Gruppeadministrator
Brukere med rollen "gruppeadministrator" har tilgang til flere av de samme funksjonene som brukerne med rollen "kundeadministrator", men ikke alle.
Gruppeadministratorer har også tilgang til kontoinnstillinger, hvor de kan administrere brukere, respondere, kontakter, kontaktlister, samvirkenettverk, logg- og møtemaler, steder og importer. De kan også starte/lukke nye logger, eller starte/lukke logger fra loggmaler. De har også tilgang til alle logger i deres gruppe, og undergrupper i deres gruppe.
Gruppeadministratorer har derimot ikke tilgang til prosjektinnstillinger, personvernssenteret eller hendelsestyper.
Loggansvarlig
Brukere som er tildelt rollen "loggansvarlig" har kun tilgang funksjoner som har med loggene å gjøre. De kan starte/lukke nye logger, eller starte/lukke logger fra loggmaler.
Loggansvarlige har ikke tilgang til kontoinnstillinger, generelle innstillinger, personvernsenteret, arkivet, eller hendelsestyper.
Operatør
Brukere som er tildelt rollen som operatør har kun tilgang til de mest grunnleggende funksjonene i RAYVN.
Disse brukerne har ikke mulighet til å starte eller lukke logger, eller å administrere de diverse instillingene som øvre roller har tilgang til.
Som operatør har brukeren mulighet til å delta i logger de er invitert til. Dette er i hovedsak rollen som tildeles de som ikke trenger tilgang til de mer administrative funksjonene i RAYVN, men som fortsatt kan bidra og delta i loggene.
