Når en bruker blir opprettet i RAYVN, blir de tildelt et tilgangsnivå. Tilgangsnivået bestemmer hva de kan gjøre i RAYVN. RAYVN har fire forskjellige tilgangsnivå som gir tilganger i ulike funksjoner. Det er anbefalt å begrense tilgang på funksjoner hos brukere på grunnlag av hva de trenger å ha tilgang til.
Kontoadmin
Brukere med dette tilgangsnivået har tilgang til alle funksjonene i kontoen.
Kontoadministratorer har mulighet til å starte/ lukke nye logger og starte/lukke logger fra loggmaler. De har også tilgang til kontoinnstillinger, hvor de kan administrere brukere, respondere, kontakter, kontaktlister, samvirkenettverk, logg- og møtemaler, steder og importer.
Som kontoadministrator har man også tilgang til arkivet - hvor man kan åpne lukkede logger, laste ned logger og se meldingslogger. De har også tilgang til prosjektinnstillinger, og personvernsenteret.
Gruppeadmin
Brukere med tilgangsnivået "Gruppeadmin" har tilgang til flere av de samme funksjonene som brukerne med tilgangsnivået "Kontoadmin", men ikke alle.
Gruppeadministratorer har også tilgang til kontoinnstillinger, hvor de kan administrere brukere, respondere, kontakter, kontaktlister, samvirkenettverk, logg- og møtemaler, steder og importer for deres gruppe. De kan også starte/lukke nye logger, eller starte/lukke logger fra loggmaler. De har også tilgang til alle logger i deres gruppe, og undergrupper i deres gruppe.
Gruppeadministratorer har derimot ikke tilgang til prosjektinnstillinger eller personvernssenteret.
Loggansvarlig
Brukere som er tildelt tilgangsnivået "loggansvarlig" har kun tilgang funksjoner som har med loggene å gjøre. De kan starte/lukke nye logger, med eller uten loggmaler.
Loggansvarlige har ikke tilgang til kontoinnstillinger, prosjektinnstillinger, personvernsenteret, eller arkivet.
Operatør
Brukere som er tildelt tilgangsnivået "operatør" har kun tilgang til de mest grunnleggende funksjonene i RAYVN.
Disse brukerne har ikke mulighet til å starte eller lukke logger, eller å administrere de diverse innstillingene som øvre roller har tilgang til.
Som operatør har brukeren mulighet til å delta i logger de er invitert til. Dette er i hovedsak tilgangsnivået som tildeles de som ikke trenger tilgang til de mer administrative funksjonene i RAYVN, men som fortsatt kan bidra og delta i loggene.
