Du kan importere kontakter til RAYVN gjennom kontoinnstillingene. Klikk på "Kontoinnstillinger" og deretter "Kontakter". 



Klikk deretter på "importer kontakter fra fil".



Du vil nå se et vindu hvor du kan klikke, eller dra og slippe inn en import-fil i den stiplede boksen. 



Importfilen må formatteres på en spesifikk måte, og vi anbefaler å laste ned filmalen i enten Excel, eller Google Regneark. Da trenger du bare å kopiere/lime inn kontaktinformasjonen, før du eksporterer filen som en "tab-delimited" tekstfil. 


Det er viktig at du kun kopierer kontaktinformasjonen i regnearket, og ikke formatteringen fra den originale filen din. For eksempel burde telefonnummer skrives inn uten mellomrom, altså som "12345678" og ikke "12 34 56 78". 

I Excel kan du velge "Paste only values", som bare legger til informasjonen, uten tekstformatering. 


I Excel, lagre filen som "Text (Tab delimited)". 


I Google Regneark, last ned filen som "Tab-separated values". Da vil du få en .tsv-fil. 

Gi den nytt navn etter nedlastingen, og gi den filtypen .txt før du laster den opp i RAYVN. 




Importer malfiler

Du kan laste ned en eksempelfil i: 


Sette sammen datafelt. 

Når filen har blitt lastet opp, vil du se et nytt vindu hvor du kan kartlegge felt fra importfilen inn i RAYVN. Klikk på hvert nedtrekksfelt og velg riktig felt for raden under. Alle feltene må vise hva raden under presenterer. Du må også huke av på ruten hvor det står "Første rad inneholder kolonneheader". På denne måten vil ikke første raden bli importert som en kontakt. 


Behandling av feil

RAYVN tilbyr feilbehandling i importbehandlingen. Dersom RAYVN oppdager data med feil format, eller andre uregelmessigheter, blir disse radene markert. Importen kan ikke fullføres før alle radene stemmer. Duplisering av e-poster er ikke tillatt. 


Bildet nedenfor viser en feil hvor man har glemt å huke av for "Første rad inneholder kolonneheader". Her har da RAYVN prøvd å importere dataen, og oppdaget at noen av verdiene ikke stemmer overens med feltene. RAYVN har markert feltet som ikke stemmer, og viser et varseltegn med verktøytips. Verktøytipsene vil gi veiledning på det som ikke stemmer. 


Etter en vellykket import kan du markere kontakter, og legge dem til i en kontaktliste, flytte dem til en gruppe, eller endre brukertype til responder. 


Fjerne en gruppe med importer. 

Gå til feltet "Import" i kontoinnstillingene. 


Alle aktive og slettede importer vil være synlige her. 

Å slette en import betyr at alle kontaktene fra en import vil bli fjernet i en handling. 

Klikk på den spesifikke gruppen med importer du ønsker å slette/fjerne, og klikk så "Slette import".