Outlook Add-in kan brukes til å forbedre arbeidsflyten og lar deg publisere e-poster direkte fra Outlook-innboksen din til en aktiv logg i RAYVN.
Nærmere bestemt vil dette si at du kan publisere innholdet i en e-post fra Outlook som en loggoppføring i en aktuell logg du selv velger.
Når man håndterer en hendelse er det viktig å få med seg korrekt data med korrekt dato/tidsmarkering. Ved å bruke Outlook Add-in blir det mulig å loggføre e-poster umiddelbart.
Ved bare et par klikk kan du konvertere en e-post fra Outlook til en loggoppføring, og dermed sørge for at all relevant informasjon er inkludert, og at du ikke trenger å videreformidle inormasjonen manuelt. På den måten kan du også loggføre og dokumentere informasjonen fra disse e-postene samlet i loggen.
Du kan også spesifisere hvilken logg, hvilket rom og ev. hvilken delhendelse du ønsker at loggoppføringen skal publiseres i, helt spesifikt.
Du kan også justere informasjonen som står ført i e-posten, og legge ved mer tekst eller dokumenter som kan bidra til å gi mer kontekst rundt e-posten. I tillegg kan du velge å fjerne tekst fra e-posten, dersom det er behov for å legge ved mer informasjon, eller fjerne informasjon du ikke ønsker å dele.
Bruk av Outlook Add-in kan effektivisere kommunikasjonen, og du slipper å bruke dyrebar tid på å manuelt overføre informasjon fra e-poster inn i RAYVN. Dette vil minske antall feil, og sørge for klarere kommunikasjon inn i loggen.
Hvis du ikke ser RAYVN-integrasjonen i Outlook, prøv å logge ut og inn av Outlook – da skal integrasjonen dukke opp.
Hvordan loggføre en e-post med Outlook Add-in:
For å ta i bruk Outlook add-in funksjonen i RAYVN må du ha lastet ned RAYVN-applikasjonen i Outlook. Gå til "Apps", søk opp RAYVN og legg appen til i ditt bibliotek.
For å publisere e-posten som en loggoppføring, velg e-posten du ønsker å publisere i din Outlook innboks.
Inne i e-posten velger du RAYVN-applikasjonen under "Apps".
Første gang du velger RAYVN-applikasjonen i Outlook inn må du logge deg inn i kontoen din.
Når du er innlogget får du valget om å gjøre eventuelle endringer til loggoppføringen, fjerne eller inkludere vedlegg, eller å legge på taggene "Nøkkelhendense"/"Frigitt informasjon" dersom det er relevant.
Vedlegg som ligger i e-posten blir automatisk lagt ved, med mindre du velger å fjerne dem før loggføring. Ved behov kan du også velge å legge ved flere vedlegg ved å trykke på "+" i seksjonen for vedlegg.
Når du er fornøyd med loggoppføringen, velger du hvilken logg den skal publiseres i, og trykker deretter "Loggfør".
E-posten vil da bli loggført i loggstrømmen i den loggen du har valgt.