Personvernsenteret tillater kundeadministratorer å håndtere personvernsansvar i organisasjonen fra ett senter.
Fra personvernsenteret kan du søke etter lagret data fra RAYVN-brukere, eller andre personer som er lagret i din RAYVN-database.
For å få tilgang til personvernsenteret må du være logget inn med rollen "Kundeadministrator".
Klikk på innstillingsikonet, og velg deretter "Personvernsenter".
Etter å ha kommet inn på "Personvernsenter", kan du begynne å søke etter brukere i RAYVN, eller steder hvor personer har blitt nevnt i logger.
Søk etter steder personer har blitt nevnt
Når du begynner å skrive inn navnet på en person med en RAYVN-bruker, vil du umiddelbart få et forslag i søkefeltet. Klikk på brukeren du søker etter.
Du kan også søke etter personer som har blitt nevnt i en logg, men som ikke er RAYVN-brukere. Et eksempel her kan være en logg hvor sensitiv informasjon som omhandler en persons situasjon har blitt nevnt. Ved å bruke personvernsenterets søkefunksjon, vil du enkelt kunne se alle steder hvor den spesifikke informasjonen har blitt registrert.
Etter å ha skrevet i søkefeltet, vil du se en liste over alle logger hvor den spesifikke personen er nevnt, eller har lagt igjen data av alle slags typer.
Når du klikker på en spesifikk logg vil du se brukerens navn fremhevet på alle steder der det dukker opp. Dette kan være i:
- Loggoppføringer som brukeren har lenket til, eller lagt ut selv.
- Oppgaver brukeren har laget, eller blitt tildelt.
- Delhendelser som brukeren er en del av.
Dersom det blir forespurt at en brukers data skal slettes eller fjernet fra loggdataen, kan du enkelt gjøre dette ved å bruke personvernsenteret. Etter at du har søkt etter den spesifikke personen, kan du fjerne steder hvor personen har blitt nevnt i loggen.
Klikk "Fjerne navn" ved siden av der personen har blitt nevnt. Navnet vil da bli erstattet med "redacted".
Gjenta dette for alle steder du ønsker å fjerne en persons navn, og klikk deretter "Oppdater omtaler", for å lagre endringene i loggdataen. Dette er en irreversibel prossess siden brukerens data vil bli permanent fjernet fra RAYVNs servere.
Det er også mulig å laste ned rådataen til en person. Dette er data som viser ser i systemets database.
Brukerdata
Dersom du har søkt etter en RAYVN-bruker, kan du klikke på fanen "Brukerdata". Her finner du lister over alle logger hvor en bruker har deltatt. Det er også en liste over lag brukeren har vært/er del av.
I denne seksjonen kan du laste ned all dataen i RAYVN som eksisterer om en bruker. Du kan også velge å anonymisere brukerens data. Det er normalt sett ikke noe en ville gjort, men det kan være nødvendig av to grunner:
- RAYVN-brukeren har bedt om at all informasjonom dem som er lagret i RAYVN skal slettes. Dette er en funksjon som er nødvendig på grunn av GDPR.
- En administrator ønsker å fjerne alle spor av en spesifikk bruker i systemet.
Det er ikke mulig å anonymisere brukere som fortsatt er aktive i en logg. Brukeren må først slettes i "Kontoinnstillinger".
Deretter kan du gå inn i personvernsenteret, deretter klikke på "Brukerdata", søke opp brukeren, og deretter velge "Anonymiser".