Ved å bruke rapporter kan du sette sammen informasjon fra en hendelse til et strukturert dokument som kan deles, ved å hente inn loggoppføringer, oppgaver, nåværende status og ressurser i stedet for å skrive alt fra bunnen av. Dette er nyttig når du trenger å kommunisere hva som skjer, eller hva som har skjedd, til personer utenfor RAYVN, som samvirkeaktører, ledelse eller myndigheter, og for å skape en varig dokumentasjon av hendelsen når rapporten ferdigstilles som en PDF.
Dersom du ønsker å laste ned lukkede logger, kan du sjekke ut artikkelen om Arkivet.
Opprett en rapport
Når du er i en aktiv logg, kan du finne seksjonen "Rapporter" i verktøykassen på venstre side.
For å starte en ny rapport, klikk på "Ny rapport". Deretter velger du om du vil opprette rapporten uten mal, eller ta utgangspunkt i en mal du allerede har laget i kontoinnstillingene. I dette tilfellet "Situasjonsrapport"
Klikk på det valget du ønsker. Deretter trykk på "legg til avsnitt" for å fylle inn informasjon til rapporten. Hvert avsnitt kan inkludere både tekst og vedlegg.
For å redigere avsnittet, klikk på "legg til tekst" . Dette åpner et fullskjerms redigeringsvindu med formateringsmuligheter. Her kan du bruke markdown for å strukturere innholdet, blant annet overskrifter, uthevet tekst (fet/kursiv) og punkt eller nummererte lister. Formateringen vises korrekt både i forhåndsvisningen og i den ferdige rapporten.
Ved å trykke på "legg til vedlegg" får man muligheten til å legge til:
- Loggoppføringer
- Oppgaver
- Nåværende status
- Ressurser
Legg til en loggoppføring
For å legge ved en loggoppføring velg legg ved loggoppføring, deretter marker logg oppføring du ønsker. Siste steg er å trykke på "legg ved loggoppføring"
Legg ved oppgaver
For å legge ved oppgaver, klikk "Legg ved" og velg deretter "Oppgaver".
Deretter, marker oppgavene du ønsker å legge ved, og klikk "Legg ved oppgaver".
Oppgavene er sortert etter prioriteringsgrad, og du kan se både åpne og lukkede oppgaver i listen.
Legg ved statusfelt
For å legge ved statusfelt fra "Nåværende status", klikk "Legg ved" og deretter "Nåværende status".
Deretter velger du de statusfeltene du vil ha med, og klikker "Legg ved statusfelt".
Du vil kunne se når statusfeltene sist ble oppdatert eller lagt til.
Legg ved ressurser
For å legge til ressurser, klikk "Legg ved" og deretter "Ressurser".
Du vil kun se ressurser som er lagt til i loggen din.
Velg ressursene du ønsker å inkludere i rapporten din, og klikk "Legg ved ressurser".
Etter at du har lagt til alt du ønsker i rapporten din, kan den se omtrent slik ut:
*Alt du har lagt ved i rapporten kan fjernes ved å trykke på den lille røde "x"-knappen ved siden av vedlegget.
Ferdigstill rapporten din
Når du har lagt til all informasjonen, teksten og vedleggene som trengs i rapporten din kan du ferdigstille den.
Legg merke til at hver gang du forlater rapporten din, vil alt være oppdatert og lagret. Du kan klikke mellom den aktive loggen din og rapporter uten å miste informasjon.
For å ferdigstille rapporten din, klikk på hengelås ikonet, øverst til høyre på skjermen.
Legg merket til at når du trykker "Ferdigstill rapport" vil alt innholdet i rapporten bli "fryst", og du kan ikke lenger gjøre noen endringer til den. Du kan ikke angre på denne handlingen etter at du har ferdigstilt rapporten din.
I loggstrømmen vil du se en lenke til den ferdigstilte rapporten i PDF-format.
Deling av rapporter
Du kan dele rapporten fra loggstrømmen, eller fra rapport-seksjonen i RAYVN.
For å dele, klikk "Del", og velg Samvirkeaktørene eller Rommene du vil dele rapporten med.
Du kan også velge å laste ned PDF-filen av rapporten og dele den med de du måtte ønske.